* La version française suit *
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from the industry in response to its Request for Proposals (“RFP”) for Human Resources Information Management System (HRIMS).
As CBC/Radio-Canada uses Merx (www.merx.com/cbc/radio-canada) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. Please follow the link to the ‘Merx Quick Get Started Steps’ for new users (http://bit.ly/2NW0a93).
Proponents’ responses can be submitted either in French, or in English.
An Agreement resulting from this RFP may potentially be for seven (7) years with two (2) irrevocable options to extend for a three (3) year period each.
1. SUMMARY OF REQUIRED SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP are as follows:
The Canadian Broadcasting Corporation / Radio Canada (“CBC-Radio-Canada”) is Canada’s national public broadcaster and with over 10,000 people, our workforce includes talent and experts from all walks of life, represented by 12 unions and associations, and includes a sizeable contingent workforce.
CBC/Radio-Canada is soliciting Proposals from Human Resource Information Management Systems (HRIMS) solution providers, the Proponent, to supply a full suite of HR products, delivered using a Software as a Service (SaaS) model, initial implementation, training, and post implementation support. The Proponent will be responsible for engaging/subcontracting the services of a Solution Integrator, if they do not provide those implementation services themselves, to support a hybrid implementation model. Both the Proponent and Solution Integrator must provide bilingual support, including, but not limited to, project documentation, training delivery, training materials and project resources.
The Proponent must ensure that their selected integrator can meet this challenge. Not only must they have extensively worked with the Proponent in the past, but both must also bring; experience working in the Canadian market; experience with organizations of similar size and complexity; and experience with unionized environments. Knowledge of the CBC/Radio-Canada and media environment is a strong asset. It is requested that the Proponent and Solution Integrator work together to respond to the RFP.
This project has received executive sponsorship. CBC has organized an interdisciplinary selection team - comprised of People & Culture, Technology, Finance, Procurement and Legal stakeholders - to lead the process from beginning to end.
Our main objective is to select a human resources technology platform that will support a progressive People Strategy and meet the needs of an evolving workforce over time.
To the extent that CBC/Radio-Canada will require education, training and support, vendors are requested to include these service components as part of their submission. This should cover training of the project team, the end users and transfer to post go-live organization including configuration capability.
CBC will follow an iterative selection process to identify the best-fitting solution among the Proponents. The RFP phase will include responding to (1) prequalification criteria, including mandatory requirements. Only Proponents meeting the mandatory requirements will receive the RFP documents in their entirety, to which they will need to respond by way of a (2) written proposal. Shortlisted proponents will move forward to the (3) demo round.
2. PREQUALIFICATION FOR PARTICIPATION
In order to prequalify, the following documents, completed and signed, must be submitted by Proponent to CBC/Radio-Canada Representative via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) no later than Thursday, February 28th, 2019 at 20:00:00 Eastern Time:
2.1 Appendix 1 – Company Information Response Grid
Proposals must be submitted by solution providers directly. Proposals submitted by 3rd party implementers on behalf of or in conjunction with solution providers will not qualify.
2.2 Appendix 2 – Reference Form
Proponent must provide information on at least three (3) mandates completed by the Proponents in the past five (5) years for services of similar size, nature & complexity to those described herein, as evidence of their capacity to undertake an agreement with CBC/Radio-Canada. CBC/Radio-Canada will not contact references without prior authorization.
2.3 Appendix 3 - Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA)
Proponent must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), completed and signed by a duly authorized representative.
Please note that in order to maintain total integrity and fairness CBC/Radio-Canada will not entertain changes to the NDA which, at this point, is for the purpose of this RFP.
2.4 Appendix 4 – Mandatory Requirements
Proponent must confirm that they comply with all the specified Mandatory Requirements, and provide any additional information to clarify and / or justify their statement.
2.5 Appendix 5 – Qualification Request Form
Proponent must complete and sign by a duly authorized representative the Qualification Request form
Additional information:
To obtain the additional documents referenced in Appendix 4 - Mandatory Requirements – (requirements 4.1.6 Workforce Definitions & Composition, and 4.1.23 HR Systems interfaces) - to further support your prequalification submission, Proponents must first submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), completed and signed by a duly authorized representative.
The Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), must be submitted by e-mail only, to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear in section 4. Additional information will then be provided via email.
Please allow for sufficient time to request/receive these additional documents in order to meet the deadline for submission.
3. QUALIFICATION FOR THE DETAILED RFP DOCUMENTATION
Following receipt of the above required documents, as described in Section 2, and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive a notification from Merx that the RFP documents, and additional instructions, are ready for download, no earlier than Friday, March 8th, 2019.
For clarification purposes, only pre-qualified Proponents will get access to the detailed RFP documents.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of the documents, questions must be submitted in writing.
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # HR20190215) in the “Subject” of the e-mail.
Answers from CBC/Radio-Canada to queries from Proponents will be communicated to all Proponents at the same time.
CBC/Radio-Canada Representative:
Eric Trochon
Senior Manager, Strategic Supply Management,
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : eric.trochon@radio-canada.ca
5. RECEIPT OF DOCUMENTS
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of the documents by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date and Time will not be accepted.
Note:
This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à l’acquisition d’un Système d’information des ressources humaines (SIRH).
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (www.merx.com/cbc/radio-canada), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs (http://bit.ly/2uYgwXs).
Les réponses des soumissionnaires peuvent être présentées en anglais ou en français.
L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de sept (7) ans assortie de deux (2) options irrévocables de prolongation de trois (3) ans chacune.
1. SOMMAIRE DES SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
La Société Radio-Canada (« CBC/Radio-Canada ») est le radiodiffuseur public national du Canada et avec plus de 10 000 employés, notre main-d’œuvre compte des talents et des experts de tous les horizons, représentés par 12 syndicats et associations, et incluant un effectif surnuméraire important.
CBC/Radio-Canada sollicite des Propositions de la part de fournisseurs de solutions de systèmes d’information de ressources humaines (SIRH), le « Soumissionnaire », en vue de fournir une suite complète de produits de RH, sous forme de logiciel en tant que service (SaaS), et d’assurer l’implémentation initiale, la formation et le soutien post implémentation. Le Soumissionnaire devra sous-traiter/faire appel aux services d’un Intégrateur de Solution, s’il ne fournit pas lui-même ces services d’implémentation, pour appuyer un modèle hybride d’implémentation. Le Soumissionnaire et l’Intégrateur de Solution devront fournir tous les deux un soutien bilingue, y compris, sans toutefois s'y limiter, la documentation du projet, la prestation de la formation, le matériel de formation et les ressources associés au projet.
Le Soumissionnaire devra s’assurer que l’intégrateur sélectionné est en mesure de relever ce défi. Ce dernier devra non seulement avoir travaillé à de nombreuses reprises avec le Soumissionnaire dans le passé, mais tous les deux devront aussi avoir déjà travaillé dans le marché canadien avec des organisations de taille et de complexité similaires, ainsi que dans des milieux de travail syndiqués. La connaissance de CBC/Radio-Canada et de l’industrie des médias constitue un atout de taille. Il est requis que le Soumissionnaire et l’Intégrateur de Solution travaillent ensemble pour répondre à la DP.
Ce projet a obtenu le soutien de la direction. CBC/Radio-Canada a mis sur pied un comité de sélection interdisciplinaire composé de parties intéressées de Personnes et Culture, des Technologies, des Finances, de l’Approvisionnement et des Services juridiques, afin de diriger le processus du début à la fin.
Notre objectif principal vise à sélectionner une plateforme technologique pour les ressources humaines qui viendra appuyer une Stratégie axée sur les personnes progressiste, et répondra aux besoins futurs d’un effectif en constante évolution.
Dans la mesure où CBC/Radio-Canada aura besoin de formation et de soutien, nous demandons aux soumissionnaires de bien vouloir inclure ces éléments de service dans le cadre de leur proposition. Ces éléments devraient comprendre la formation de l’équipe chargée du projet et des utilisateurs finaux, ainsi que l’organisation du transfert des responsabilités après la mise en service, notamment la capacité de configuration.
CBC/Radio-Canada suivra un processus de sélection itératif des fournisseurs pour déterminer la solution qui répond le mieux à ses besoins. Les étapes de la DP comprendront la conformité à (1) des critères de pré qualification, incluant des exigences obligatoires. Seuls les soumissionnaires répondant aux exigences obligatoires recevront la documentation relative à la DP dans son intégralité, à laquelle ils devront répondre par (2) une proposition écrite. Les soumissionnaires retenus passeront ensuite à (3) l’étape de la démonstration.
2. PREQUALIFICATION POUR PARTICIPER
Afin d’être pré qualifié, les documents suivants, complétés et signés, doivent être soumis par les soumissionnaires au représentant de CBC/Radio-Canada à travers le site Merx (www.merx.com) au plus tard le jeudi 28 février 2019, à 20:00:00, heure de l’Est.
2.1 Annexe 1 – Renseignements sur l’entreprise – Grille de réponse
Les réponses doivent être transmises directement par les fournisseurs de solution. CBC/Radio-Canada n’acceptera pas de propositions provenant de tiers qui agissent au nom du fournisseur de solution ou conjointement avec le fournisseur de solution.
2.2 Annexe 2 – Formulaire de référence
Le Soumissionnaire doit présenter un minimum de trois (3) contrats réalisés au cours des cinq (5) dernières années pour des services de nature, d’envergure et de complexité similaire à ceux demandés en vue de faire la preuve de son aptitude à honorer une Entente avec CBC/Radio-Canada. CBC/Radio-Canada ne communiquera pas avec les contacts fournis en référence sans autorisation préalable.
2.3 Annexe 3 – Entente de confidentialité et de non-divulgation
Le Soumissionnaire doit fournir l’entente de confidentialité et de non-divulgation signée par un représentant dûment autorisé.
Notez que, pour assurer une intégrité et une équité, CBC/Radio-Canada n’acceptera pas que des modifications soient apportées à l’entente de confidentialité et de non-divulgation qui, dans le présent contexte, vise spécifiquement la DP.
2.4 Annexe 4 – Exigences obligatoires (Mandatory Requirements)
Le Soumissionnaire doit confirmer être conforme aux exigences obligatoires, et fournir toute information supplémentaire permettant de clarifier ou de justifier ses assertions.
2.5 Annexe 5 – Formulaire de demande de qualification
Le Soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification complété et signé par un représentant dûment autorisé.
Information additionnelle :
Afin d’obtenir les documents additionnels auxquels il est fait référence dans l’annexe 4 - Requis obligatoires (“Mandatory Requirements”) aux points 4.1.6 - Types d’employés et 4.1.23 - Interfaces systèmes, et cela afin de mieux préparer sa préqualification, le Soumissionnaire devra d’abord fournir l’entente de confidentialité et de non-divulgation signée par un représentant dûment autorisé.
L’entente de confidentialité et de non-divulgation doit être soumise par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent à la section 4. L’information additionnelle sera alors transmise au Soumissionnaires par courriel.
Prière de prévoir suffisamment de temps pour la demande et l’obtention des documents additionnels afin d’être en mesure de rencontrer l’échéance indiquée plus haut.
3. QUALIFICATION POUR L’OBTENTION DES DOCUMENTS DETAILLÉS DE LA DP
Suite à la réception des documents demandés, tels que décrits à la section 2, et à une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez une notification de Merx indiquant que les documents de la DP, ainsi que des instructions additionnelles, sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le vendredi 8 mars 2019.
Pour fin de clarification, seuls les Soumissionnaires pré-qualifiés pourront obtenir les documents détaillés de la DP.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
Les Soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés. Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie des documents, les Soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par courriel.
À cette étape du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no HR20190215) dans la ligne de mention « Objet ».
Les réponses fournies par CBC/Radio-Canada seront communiquées à tous les Soumissionnaires simultanément.
Représentant de CBC/Radio-Canada :
Eric Trochon
Senior Manager, Strategic Supply Management,
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : eric.trochon@radio-canada.ca
5. RÉCEPTION DES DOCUMENTS
Le Soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de ses documents par CBC/Radio-Canada. Le Soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Remarque:
Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
