Améliorer vos réponses aux appels d'offres

Lorsqu'une entreprise répond à une demande de proposition, d'offre ou de devis, il peut s'agir d'un moment crucial pour sa progression stratégique. Cet article ne couvre pas l'ensemble du processus de proposition, mais il peut servir de guide utile pour générer des idées et comprendre comment les propositions sont reçues et évaluées. Marquez cette page de ressources d'un signet pour être tenu au courant des nouveaux conseils sur la vente aux pouvoirs publics et plus encore.

Profiter de la période de questions et réponses

Pour que leurs propositions soient efficaces, les vendeurs doivent être convaincus qu'ils répondent aux besoins de l'acheteur. Un excellent moyen de comprendre cela en détail est d'utiliser la période de questions et réponses prévue dans la plupart des programmes d'appels d'offres. Malheureusement, cette opportunité est souvent négligée et n'est pas utilisée à son plein potentiel. Poser des questions bien réfléchies peut vous aider à comprendre pleinement les préoccupations réelles de l'organisation acheteuse et à identifier des opportunités potentielles.

Soyez stratégique - Préparez-vous à l'avance

Connaître l'organisation d'achat avec laquelle vous avez l'intention de faire des affaires est la décision la plus intelligente que vous aurez jamais prise. Cibler les clients potentiels (organisations acheteuses) peut vous aider à vous concentrer sur ce qu'il faut faire pour remporter des entreprises. Vous pouvez réaliser cet objectif en mettant continuellement à jour vos données de marché et en alignant votre réponse sur les appels d'offres de l'organisation acheteuse. Pour bien cibler les clients, il faut étudier leurs projets futurs, leur budget, leur fournisseur actuel, etc.

Connaître vos qualifications

Il est essentiel que vous connaissiez vos qualifications avant de soumettre votre proposition. Classer les propositions par ordre de priorité et savoir quand refuser une opportunité de manière professionnelle sont des aspects essentiels, mais souvent négligés, de la gestion des propositions. En concentrant ses ressources sur les opportunités les plus appropriées, le vendeur a beaucoup plus de chances d'obtenir des propositions fructueuses. En même temps, le fait de tenter de répondre à chaque appel d'offres peut mettre à mal et submerger les personnes chargées de créer un contenu convaincant, ce qui se traduit par des incohérences et des erreurs dans les propositions.

Remporter un appel d'offres n'est pas une question de chance, et soumettre de nombreuses propositions comme s'il s'agissait d'un jeu de chiffres n'est pas une tactique efficace. Les propositions qui ne répondent pas aux exigences ou qui ne présentent pas le meilleur travail d'une organisation ont peu de chances d'aboutir à de nombreuses victoires, voire à aucune. La qualité d'une proposition est plus importante que la quantité de soumissions.

Écrire avec la bonne intention

Connaître votre public et rédiger en tenant compte du contenu de l'appel d'offres peut vous permettre de rédiger une réponse convaincante. Les professionnels de l'achat chargés d'évaluer les propositions ne sont pas nécessairement des ingénieurs concepteurs ou des experts techniques de la technologie ou du service évalué. Cependant, il est probable qu'ils aient une connaissance approfondie de la manière d'utiliser efficacement le produit ou le service qu'ils spécifient. Par conséquent, ils sont également susceptibles d'avoir des préférences distinctes en ce qui concerne les caractéristiques, les performances et la qualité souhaitées.

Lorsque vous écrivez une proposition, il est essentiel d'éviter de parler aux évaluateurs et de se concentrer sur la fourniture d'informations et de documents justificatifs qui améliorent leur compréhension du produit ou du service. Vérifiez que les informations fournies sont liées aux exigences techniques et de performance. Mais le plus important est de rédiger la réponse de manière à guider les évaluateurs et à combler le fossé qui les sépare des capacités et de l'expérience de l'acheteur.

Vérifier la qualité avant de soumettre une réponse

Cette étape est la plus cruciale et la plus souvent ignorée lors de la soumission d'une réponse : le contrôle de la qualité. Une réponse saine et gagnante découle de la diligence. Vous pouvez effectuer un contrôle de qualité exhaustif sans le rendre trop difficile en utilisant une liste de contrôle pour la soumission. Celle-ci peut se présenter sous la forme d'une simple feuille de calcul afin de réduire la complexité. Cette étape est votre dernière chance de vous assurer de la solidité de votre proposition et d'aligner le contenu technique sur le processus d'évaluation. Il est recommandé de demander à une personne non impliquée dans le projet d'examiner la proposition afin d'en évaluer le contenu, la cohérence du message et l'efficacité de la communication.

Envoyez votre réponse à l'avance

Un conseil utile qui est souvent négligé dans le processus de rédaction d'une proposition est de s'assurer que vous êtes à l'heure. En vous accordant suffisamment de temps, vous pouvez améliorer considérablement la qualité de vos réponses. Si vous tombez sur un appel d'offres pour lequel vous êtes qualifié et avez plus de chances de l'emporter, il est essentiel de ne pas attendre la dernière minute pour rédiger votre réponse. La plupart des organisations d'achat imposent des dates limites strictes et n'offrent que peu de flexibilité. Par contre, si vous êtes confronté à un appel d'offres dont le temps est limité, évitez de vous précipiter et de soumettre une réponse médiocre, car cela pourrait ternir la réputation de votre entreprise pour les appels d'offres à venir.

En suivant ces suggestions pour améliorer vos réponses aux appels d'offres, vous pourrez améliorer votre efficacité rédactionnelle. Merx propose des outils aux vendeurs, tels que la Timer, la liste des détenteurs de documents et les rapports, qui vous aideront à organiser vos réponses aux appels d'offres. Certaines organisations d'achat participantes permettent également aux fournisseurs enregistrés de soumettre des propositions par l'intermédiaire de la plateforme, ce qui vous permet de suivre vos réponses aux appels d'offres et leurs résultats.