ECGZ-2024-3005 - Outil de gestion de comptes de médias sociaux

L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter la Demande de Proposition pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.
Contexte
Le directeur général des élections du Canada (DGE) est un agent du Parlement. Il dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums fédéraux. Le DGE dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.
EC a besoin d’un outil pour gérer ses comptes de médias sociaux (Facebook, Instagram, X [anciennement Twitter], LinkedIn et YouTube).
Besoin
Élections Canada (EC) est présent sur les réseaux sociaux depuis 2015, ayant créé ses comptes Twitter (maintenant X), YouTube et Facebook avant la 42e EG. Au départ, ces comptes servaient surtout à communiquer de l’information indiquant où, quand et comment s’inscrire et voter ainsi qu’à répondre aux questions des électeurs, y compris des Canadiens vivant à l’étranger, sur le processus électoral et toute autre chose relevant du mandat d’EC. EC a continué d’utiliser les réseaux sociaux pour toutes les élections qui ont suivi, de même qu’entre celles-ci pour poursuivre la mobilisation. Au fil des ans, l’organisme a rejoint YouTube, Instagram et LinkedIn et renforcé sa capacité de mobilisation bilatérale et de développement de contenu créatif.
Dans le cadre des mécanismes de gouvernance et des protocoles mis en place pour gérer efficacement le contenu publié sur les réseaux sociaux et les échanges avec les électeurs (ex. : répondre aux demandes de renseignements du public), EC a besoin d’un outil de gestion de comptes de médias sociaux pour faciliter et simplifier l’accès aux comptes pendant les Scrutins et entre ceux-ci, ainsi que leur utilisation.
Fourniture d’un outil de gestion de comptes de médias sociaux qui permettra à EC de gérer plus efficacement sa présence sur ses réseaux sociaux officiels. L’outil doit, entre autres fonctionnalités, permettre à l’équipe des Médias sociaux de faire et de prévoir des publications, de classer les demandes de renseignements du public, d’en faire le suivi et d’y répondre, de surveiller les activités liées aux comptes, d’effectuer des analyses et de produire des rapports pour la haute direction.

Sous-traitant
Le travail est actuellement effectué par Sprout Social Inc. aux termes d’un contrat totalisant $138,922.80 USD.
Sécurité
Ce besoin n’est assorti d’aucune exigence de sécurité.

Période du contrat
Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur pour une année (« durée initiale »).
L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de trois (3) période(s) supplémentaire(s) de une (1) année chacune, selon les mêmes modalités.

Présentation des soumissions
Pour cette Demande Proposition, les soumissionnaires peuvent utiliser le service Connexion postel de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur proposition. Pour en savoir plus, se reporter à la partie 2, Instructions à l’intention des soumissionnaires, et à la partie 3, Instructions pour la préparation des soumissions, de la Demande de Proposition.
Les soumissions doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture de la Demande de Proposition.
Si vous voulez envoyer votre soumission par service de messagerie ou venir la déposer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).
Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.
Méthode de sélection
Stratégie d’approvisionnement concurrentiel : Note combinée la plus élevée pour la qualité technique et le prix
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité contractante, qui sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés.
Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à proposition@elections.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la Demande de Proposition. Les soumissionnaires qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.
Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette Demande de Proposition doivent les télécharger à la page suivante : www.achatscanada.canada.ca. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.
Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.
Comptes rendus
Une fois le soumissionnaire retenu annoncé, les autres soumissionnaires pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres relatif à la Demande de Proposition. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la Demande de Proposition. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.