Énoncé des travaux
1. PORTÉE
1.1. Objectif
1.1.1 Les Forces armées canadiennes (FAC) aux fins de leurs activités à Okinawa, au Japon, ont besoin d’un service courant de location de véhicules pour assurer leur mobilité au Japon. Le service sera requis du 1er mai au 30 juin 2024.
1.2 Contexte
1.2.1. Dans le cadre de leurs activités à Okinawa, au Japon, les FAC devront de louer des véhicules pour assurer la mobilité de leurs militaires en toute sécurité.
2. EXIGENCES
2.1 L’entrepreneur doit proposer une formule permettant à la fois la location d’un nombre défini de véhicules et la location optionnelle d’autres véhicules, comme indiqué dans le tableau de la section 2.1.3. Tous les véhicules doivent pouvoir être utilisés par différents conducteurs pendant toute la durée de la location.
2.1.1 Un nombre défini de véhicules est requis du 1er mai au 8 juin 2024. Toutes les locations doivent être garanties pour toute la durée du contrat. Les FAC auront besoin d’un maximum de dix-neuf (19) véhicules de location pour se déplacer au pays et pour accéder à la base aérienne Kadena. Les FAC ont besoin de 19 véhicules à temps plein (15 berlines de taille courante, 3 minifourgonnettes et 1 camion d’une demi-tonne).
2.1.2 Il pourra être nécessaire d’augmenter le nombre de véhicules loués « à la demande ». Les besoins optionnels en seront communiqués à l’entrepreneur le plus tôt possible, mais au plus tard deux (2) jours avant la date prévue.
2.1.3 Tableau des véhicules acceptables :
Exigences en matière des véhicules
Type de véhicule Passagers Dates Caractéristiques techniques Quantité définie Quantité optionnelle Dates
Berline de taille courante 4 passagers 1er mai – 7 juin Transmission automatique obligatoire (3) À déterminer À déterminer
Berline de taille courante 4 passagers 8 mai – 7 juin (12) À déterminer À déterminer
Minifourgonnette 7 passagers 1er mai – 7 juin (1) À déterminer À déterminer
Minifourgonnette 7 passagers 8 mai – 5 juin (2) À déterminer À déterminer
Camion – ½ tonne 5 passagers 8 mai – 5 juin (1) À déterminer À déterminer
*Remarque – D’autres types de véhicules peuvent être demandés par l’émission d’une autorisation de tâche DND 626 – une liste des autres véhicules disponibles devra être présentée par le fournisseur de services.
2.2 Exigences techniques minimales :
2.2.1 En plus des exigences décrites au paragraphe 2.1, tous les véhicules fournis dans le cadre du présent contrat doivent respecter les caractéristiques minimales suivantes :
2.2.1.1 Tous les véhicules doivent être en bon état de fonctionnement conformément aux spécifications du fabricant;
2.2.1.2 Tous les véhicules doivent être nettoyés, inspectés mécaniquement et entretenus avant la livraison;
2.2.1.3 Tous les véhicules doivent pouvoir être utilisés au Japon, y compris à la base aérienne Kadena, et doivent comprendre un kilométrage illimité;
2.2.1.4 Tous les véhicules ne doivent pas présenter plus de 75 000 kilomètres à l’odomètre et être âgés de moins de quatre (4) ans au moment de la livraison;
2.2.1.5 Tous les véhicules doivent être accompagnés de deux (2) jeux de clés. Un jeu de clé sera conservé au lieu de location à la destination;
2.2.1.6 Les VUS et les minifourgonnettes doivent être munis de sièges rabattables pour maximiser l’espace de chargement disponible;
2.2.1.7 Tous les véhicules doivent livrés pleins de carburant;
2.2.1.8 Tous les véhicules doivent être dotés de la direction assistée.
2.3 Exigences obligatoires :
2.3.1 En plus des exigences décrites aux paragraphes 2.1 et 2.2, tous les véhicules fournis dans le cadre du présent contrat doivent respecter les caractéristiques obligatoires suivantes :
2.3.1.1 Tous les véhicules doivent être assortis d’un service d’assistance routière offert en anglais, et joignable par un numéro de téléphone accessible 24 heures sur 24 et sept jours sur sept;
2.3.1.2 Tous les véhicules doivent être munis de ceintures de sécurité fonctionnelles à chacune des places;
2.3.1.3 Tous les véhicules doivent être dotés de serrures et de vitres électriques;
2.3.1.4 Tous les véhicules doivent être équipés d’un système de climatisation, d’un système de chauffage intérieur et d’une radio fonctionnels;
2.3.1.5 Tous les véhicules doivent être équipés de pneus en bon état (présentant au moins 75 % de bande de roulement restante);
2.3.1.6 Tous les véhicules doivent être équipés d’une roue de secours pleine grandeur montée sur une jante, compatible avec le véhicule et qui soit en bon état (pneu présentant au moins 75 % de bande de roulement restante), ainsi que des outils d’origine du fabricant nécessaires au remplacement d’une crevaison;
2.3.1.7 Tous les véhicules doivent être équipés d’une caméra de recul (un système d’avertissement sonore peut aussi être acceptable, mais uniquement s’il est approuvé par le responsable technique).
3. RESPONSABILITÉS DE L’ENTREPRENEUR
3.1 Dans le cadre du contrat, l’entrepreneur sera responsable de fournir les services suivants, qui seront inclus dans le prix de toute location de véhicule :
3.1.1 L’entrepreneur doit être en mesure de fournir les services décrits dans l’énoncé des travaux partout au Japon, y compris à la base aérienne Kadena;
3.1.2 L’entrepreneur doit fournir dans tous les cas des véhicules en bon état, nettoyés, vérifiés mécaniquement et inspectés;
3.1.3 L’entrepreneur doit faire en sorte que les véhicules souhaités soient prêts au moment de la demande;
3.1.4 L’entrepreneur doit effectuer l’entretien et les réparations courants des véhicules (liés à l’usure normale), conformément aux dispositions du paragraphe 9;
3.1.5 L’entrepreneur doit remplacer les pneus usés (présentant une bande de roulement sous les 50 % ou les 3,5 mm restants, l’usure la plus grande étant prise en compte);
3.1.6 Au besoin, l’entrepreneur doit assurer le remorquage et/ou la récupération des véhicules au lieu de panne pour les faire livrer aux installations de réparation de l’entrepreneur;
3.1.7 L’entrepreneur doit permettre à un membre des FAC désigné d’inspecter le véhicule avant l’acceptation de la livraison;
3.1.8 L’entrepreneur doit voir à ce que tous les véhicules soient conformes aux règles de sécurité japonaises s’appliquant aux véhicules automobiles;
3.1.9 L’entrepreneur doit assumer tous les coûts liés à l’entretien et aux réparations des véhicules de location (pièces et main-d’œuvre);
3.1.10 L’entrepreneur doit, à la fin du contrat et dans un délai de cinq (5) jours ouvrables, fournir une estimation écrite de toute réparation des véhicules découlant de l’utilisation qui en aura été faite par les FAC. Cette estimation devra prendre en compte la fiche d’inspection produite à la livraison des véhicules à l’origine.
3.1.11 L’entrepreneur doit faire en sorte d’obtenir tous les documents pertinents, y compris ceux touchant l’assurance, pour permettre l’utilisation des véhicules par plusieurs conducteurs;
3.1.12 Il incombe à l’entrepreneur d’obtenir les permis relatifs aux véhicules et les plaques d’immatriculation, ainsi que de répondre à toute autre exigence que suppose l’utilisation légale des véhicules au Japon. L’administration doit être finalisée dans les 48 jours suivant une demande au contrat. Tous les coûts associés à l’assurance et au maintien de l’état de conformité routière des véhicules de location incombent à l’entrepreneur.
3.2 L’entrepreneur doit fournir un point de contact parlant couramment l’anglais pour assurer la liaison avec les représentants des FAC entre le moment de la soumission et la fin du contrat. Ce représentant doit être disponible en tout temps et doit avoir le pouvoir de prendre des décisions au nom de l’entrepreneur;
3.3 L’entrepreneur doit mettre à la disposition de l’autorité contractante un point de contact (PDC) en mesure de répondre à toutes les questions relatives au présent ÉT visant les véhicules de location. Le PDC doit être disponible de 8 h à 18 h (UTC+3); après ces heures, il faut désigner une autre personne-ressource, s’il y a lieu, et fournir ses coordonnées. Ces personnes doivent être en mesure de communiquer efficacement en anglais;
3.4 À tout moment pendant la durée du contrat, l’entrepreneur doit remplacer, sans frais pour les FAC, tout véhicule présentant plus 90 000 kilomètres à l’odomètre;
3.5 L’entrepreneur ne doit pas compromettre la sécurité opérationnelle des FAC et/ou ne doit divulguer à personne des détails au sujet des FAC et du présent ÉT;
3.6 L’entrepreneur ne doit facturer aux FAC que les véhicules de location qui sont entièrement utilisables et en possession des FAC.
3.7 Au moment de l’attribution du contrat, l’entrepreneur doit fournir une liste de prix répertoriant tous les types de véhicule qu’il propose. Cette liste servira pour demander des véhicules « au fil des besoins ».
4. RESPONSABILITÉS DES FAC
4.1 Dans le cadre de ce contrat, les FAC feront ce qui suit :
4.1.1 Désigner un point de contact (PDC) sur place relativement aux services demandés au début du contrat. Ce PDC sur place est le responsable technique (RT) des FAC ou encore un autre représentant pour qui les travaux sont effectués. Le RT est responsable de toutes les questions concernant les exigences techniques des travaux seulement;
4.1.2 Fournir aux conducteurs qualifiés pour chaque véhicule un permis de conduire international (PCI) valide;
4.1.3 Effectuer des inspections courantes quotidiennes (par le conducteur);
4.1.4 Enquêter sur les dommages éventuels pour déterminer s’ils sont attribuables à la négligence du conducteur;
4.1.5 Voir à faire le plein des véhicules loués à remettre;
4.1.6 Régler toutes les contraventions et amendes découlant d’une erreur de conduite par tout militaire des FAC (séparément et non dans le cadre du contrat);
4.1.7 Le RT des FAC communiquera l’entrepreneur au moins 48 heures à l’avance toute annulation, modification ou résiliation de location relativement aux véhicules;
4.1.8 Pour les véhicules optionnels, le responsable technique confirmera le nombre de véhicules requis, au minimum deux (2) jours avant la livraison.
5. BRIS DE VÉHICULE
5.1 Dans le cas où un véhicule nécessite des réparations, l’entrepreneur doit fournir et livrer un autre véhicule en remplacement dans un délai de quatre (4) heures. Les caractéristiques, la taille et la catégorie du véhicule de remplacement doivent être équivalentes ou supérieures à celles du véhicule d’origine. Si le véhicule de remplacement nécessite des réparations, l’entrepreneur doit fournir un nouveau véhicule dans les deux (2) heures sans facturer aux FAC le temps requis pour fournir ce second véhicule de remplacement jusqu’à sa livraison et son inspection par le RT ou le représentant des FAC;
5.2 Dans le cas où le véhicule ne peut pas être remplacé, l’autorisation de tâche doit être résiliée, et une facture sera soumise uniquement pour le service de location qui a été fourni.
6. LIVRAISON, INSPECTION ET REMISE
6.1 L’entrepreneur convient de réparer ou de remplacer, sans délai, tout véhicule présentant des problèmes ou des défectuosités latents ou des bris non apparents, lorsque le RT des FAC en fait la demande. Aucuns frais supplémentaires ne doivent être imputés pendant le remplacement ou la réparation du véhicule, puisqu’il incombe entièrement à l’entrepreneur de fournir les véhicules.
6.1 L’entrepreneur doit être en mesure de livrer et de récupérer les véhicules requis à différents lieux au Japon, y compris à la base aérienne Kadena.
6.1 Tous les véhicules visés par le volet défini du contrat doivent être sur place et prêts à être utilisés au plus tard le 1er mai 2024.
7. ACCEPTATION
7.1 Si un véhicule est défectueux ou autrement non conforme aux exigences du présent ÉT, le RT ou son représentant ont le droit de refuser le véhicule.
8. INFRACTIONS AU CODE DE LA ROUTE
8.1. L’entrepreneur ne paiera pas pour les infractions au code de la route. Si des infractions au code de la route sont payées par l’entrepreneur sans l’approbation des FAC, les FAC ne rembourseront pas le montant payé par l’entrepreneur.
9. PERTE, DOMMAGES ET RÉPARATION
9.1. Il est expressément convenu et entendu que les FAC sont uniquement responsables des pertes et des dommages causés aux véhicules fournis en vertu de l’ÉT survenant pendant la période de location et résultant de la négligence ou de l’insouciance de militaires des FAC.
9.1.1 Il incombe aux FAC de payer les clés perdues ou endommagées.
9.2. Les FAC ne sont pas responsables des pertes ou des dommages associés à l’usure normale des véhicules, et n’auront pas à assumer les coûts de réparations liés à des bris ni à des pannes des véhicules de location qui résulteraient de l’usure normale. Voici quelques exemples de cas liés à l’usure normale :
9.2.1. Crevaison survenant sur des routes pavées ou en gravier;
9.2.2. Usure du revêtement de plancher attribuable à une utilisation courante ou à une installation inadéquate;
9.2.3. Fatigue du métal (ex. : soudures, charnières à ressort, pentures, etc.);
9.2.4. Remplacement de phares, de balais d’essuie-glace et d’autres pièces en raison d’une usure normale;
9.2.5. Les réparations de dommages mineurs non attribuables à de la négligence (ex. : éclats dans les fenêtres, microbosses ou microégratignures sur les portes et la carrosserie en général).
9.3 Lorsqu’un véhicule endommagé est remis à l’entrepreneur, ce dernier doit fournir au responsable technique une estimation écrite du coût de réparation ou du remplacement du véhicule. Cette estimation sera présentée dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la remise du véhicule;
9.4 En cas de pertes, de dommages et de réparations qui relèvent de la responsabilité des FAC; les FAC ont le droit de demander leurs propres estimations auprès d’un tiers pendant une période de 30 jours. Cette approche permettra de valider les estimations de l’entrepreneur. Une fois le coût des réparations fixé, les FAC établiront un contrat de réparation distinct du présent contrat, en vertu duquel l’entrepreneur facturera aux FAC les réparations conformément au nouveau contrat portant sur les réparations;
9.5 Les FAC s’autoassurent. La perte et le vol de véhicules loués en vertu du présent contrat non couverts par l’assurance de l’entrepreneur et relevant de la responsabilité des FAC seront autoassurés par le Canada;
9.6 Les dispositions ci-dessus ne sont pas réputées limiter de quelque façon l’assurance que l’entrepreneur est tenu de détenir en vertu de la loi ou du contrat.
10. ASSURANCE
10.1 L’entrepreneur doit fournir une assurance totale (sans franchise) pour chaque véhicule et tous les membres des FAC, ce qui comprend :
10.1.1 une assurance complète prévoyant l’exonération des dommages, l’assurance contre les blessures corporelles, l’assurance de dommages matériels et l’assurance contre le vol (sans franchise);
10.1.2 le fait que l’entrepreneur voit à obtenir tous les documents pertinents, y compris ceux touchant l’assurance, pour permettre l’utilisation des véhicules par plusieurs conducteurs; l’âge minimum de dix-huit (18) ans des conducteurs;
10.1.3 le fait pour l’entrepreneur de s’assurer que la couverture d’assurance est valide pour tous les membres des FAC, les employés du MDN ou tout autre membre du personnel, tel que précisé par le RT, qui conduisent les véhicules en vertu d’un permis de conduire international;
10.1.4 l’obligation pour l’entrepreneur de remplacer tout véhicule qui a subi une collision et qui doit être réparé, dans les quarante-huit (48) heures suivant l’avis du RT;
10.1.5 une preuve d’assurance, qui doit être fournie à la livraison de tout véhicule;
10.1.6 En cas de modification ou de mise à jour aux polices d’assurance, la nécessité de fournir les nouveaux documents au RT ou à son représentant.
