Information de base

Numéro de référence

0000205143

Organisation émettrice

House of Commons / Chambre des communes

Type d’appel d’offres

DDP - Demande de proposition (Formel)

Numéro d’appel d’offres

2021018

Titre

UN SYSTÈME DE GESTION DES DOSSIERS

Code d’identité d’origine

FD.DP.ON.745787.C101734

Détails

Emplacement

Canada, Ontario, Ottawa

Description

Le processus d’approvisionnement ouvertement concurrentiel proposé et l’accord-cadre subséquent suivront une approche d’approvisionnement souple afin d’encourager une collaboration plus efficace avec les fournisseurs. Avoir une approche « souple », signifie aborder les projets par étapes, tout en évaluant et en réglant les problèmes à mesure qu’ils se présentent.

Contrairement à un processus d’approvisionnement conventionnel, une demande de propositions souple (DPS) repose sur l’idée selon laquelle la meilleure façon pour la Chambre des communes (CdC) de gérer l’approvisionnement est de présenter l’exigence comme un besoin et de laisser à l’industrie la liberté de proposer des solutions novatrices répondant à ce besoin. La DPS est émise en fonction des besoins et est accompagnée de conditions contractuelles établissant la participation de l’industrie, dont les mécanismes d’évaluation des solutions proposées.

Le processus d’appel d’offres se divise en deux volets : l’invitation à peaufiner (IAP), et la DP finale.
Au cours de la période d’IAP, les soumissionnaires sont invités à fournir des commentaires sur les exigences en participant à des interactions par vidéoconférence (séances d’IAP), en répondant à des sondages et en prenant part à d’autres types d’activités organisées par la Chambre des communes, afin d’aider cette dernière à mettre la dernière main à la DP finale.

Une fois l’IAP terminée, la DP finale est publiée et donne les instructions relatives à la demande de propositions, ainsi que les mécanismes d’évaluation des solutions proposées.

Voici les étapes de la DPS :

Étape 1 : DP initiale
La demande de propositions initiale est publiée sur MERXMC et sur le site Achatsetventes.gc.ca.

Étape 2 : Séance d’invitation à peaufiner (IAP)
Au cours de l’IAP, les soumissionnaires sont invités à faire part de leurs commentaires et à exprimer leurs points de vue en participant à divers événements interactifs (vidéoconférences, sondages, etc.) animés par la Chambre des communes (en présence de tous les soumissionnaires ou dans le cadre de rencontres individuelles). Les commentaires des soumissionnaires ne seront pas notés ni pris en compte dans le processus d’évaluation, et les questions et les réponses présentées dans le cadre de l’IAP seront documentées. Le but de l’IAP est d’aider la Chambre des communes à mettre la dernière main à la DP finale.

Étape 3 : Publication de la DP finale
À cette étape, après avoir mis la dernière main à la DP finale sur la base des observations faites lors des séances d’IAP, la Chambre des communes publiera la DP.

PARTIE 1 – RENSEIGNEMENTS À L’INTENTION DES SOUMISSIONNAIRES

Par la présente demande de propositions, la Chambre des communes invite les soumissionnaires éventuels à présenter des propositions pour la fourniture d’une solution de système de gestion des dossiers (SGD) en nuage (SaaS) pour l’équipe responsable de la gestion des incidents et des enquêtes du Bureau du sergent d’armes et de la sécurité institutionnelle (BSA-SI).

Actuellement, l’équipe du BSA-SI de la Chambre des communes fournit un large éventail de services de soutien aux députés. Comme les besoins en matière de sécurité évoluent, la Chambre des communes prévoit qu’il sera de plus en plus nécessaire de gérer les documents au moyen d’une gamme plus étendue de capacités qui incluront des initiatives visant à renforcer la sécurité pour les députés et à fournir à ces derniers un soutien supplémentaire lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur de la Cité parlementaire. Pour soutenir les capacités actuelles et futures, il est nécessaire de se doter d’un système de gestion des dossiers (SGD) basé sur la sécurité qui servira de centre d’information pour la sécurité institutionnelle afin de permettre un meilleur accès à l’information, ainsi qu’une meilleure capacité à évaluer les risques et à améliorer les analyses pour la gestion continue des initiatives de sécurité.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques que devra posséder le SGD :

facilité d’utilisation;
applicabilité à nos activités avec un minimum de configuration;
capacité à fournir facilement des analyses, des rapports, des tableaux de bord et des informations en temps réel pour des évaluations rapides de la sécurité;
capacité d’intégration avec les systèmes de la Chambre des communes;
capacité pour la Chambre des communes de gérer les changements au sein du système au fil du temps pour le faire évoluer et répondre aux besoins opérationnels;
capacité à fournir un processus bien structuré de gestion et de déroulement des opérations entourant les incidents et les enquêtes de sécurité avec un minimum de configuration;
possibilité pour l’utilisateur de travailler dans la langue de son choix (français ou anglais).

Pour de plus amples renseignements, voir l’annexe D, Énoncé des exigences.

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Dates

Publication

2021-07-23 14h38:15 HAE

Échéance de la réception des questionsA - Rectificatif précédent

2021-09-03 12h00:00 HAE

Questions sont soumises en ligne

Oui

Date de fermeture

2021-09-10 14h00:00 HAE

Information du contact

Catherine Disotell

613-947-1622

contractingserv@parl.gc.ca

Processus de soumission

Type de soumission

Soumission électronique

Fixation des prix

Dans un document attaché

Liste de documents de la soumission

Nom de l’item	Description	Obligatoire	Limité à un fichier
Documents de la soumission	Documents définissant la proposition	Oui	Non
Aucune entrée

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