Veuillez noter que cette demande de soumission est seulement disponible en français.
Les soumissions peuvent être rédigées en fran¸ais ou en anglais.
Par contre, veuillez noter qu'il est OBLIGATOIRE d'offrir le service en français.
Please note that this request for quotation is solely available in French.
The offers can be written in French or English.
However, please note that it is MANDATORY to offer the service in French.
ÉTENDUE DES SERVICES – SERVICE DE COURRIER
3.1.1 Description des services
a) L’acheteur requiert des offres de service à forfait pour offrir un service de courrier interne, aller-retour, entre le Conseil (CECCE) et les écoles du Conseil tels qu’identifiés à l’annexe « B » de cette demande.
b) Le répondant retenu doit fournir un service de cueillette et de livraison, selon les cédules et options suivantes pour les secteurs identifiés ci-dessous :
Secteur A : 3 fois par semaine, soit le lundi, le mercredi et le vendredi
Secteur B : 3 fois par semaine, soit le lundi, le mercredi et le vendredi
Secteur C : 2 fois par semaine soit le mardi et le jeudi
Les répondants sont libres de soumettre des offres seulement sur les secteurs de leur choix. Par contre, les répondants doivent obligatoirement offrir le service pendant la période scolaire et la période estivale pour chacun des secteurs sur lesquels il soumissionne (sauf le secteur C car aucun service n’est requis durant la saison estivale).
Le CECCE se réserve le droit d’octroyer tous les secteurs à un même répondant ou d’octroyer chacun des secteurs à des répondants différents (un répondant par secteur).
c) La période initiale couverte par ce contrat est du 1er septembre 2018 jusqu’au 31 août 2020. Dans les faits, il est à noter que le service n’est pas requis, pour les écoles élémentaires seulement et certaines destinations, durant les périodes estivales étant donné que ces écoles sont fermées : le service de courrier débute donc généralement une (1) semaine AVANT le début des classes et se termine généralement une (1) semaine après la fin des classes.
Pour toutes les autres destinations qui ont été ombrées dans chacun des secteurs, le service est maintenu pour toute la période estivale.
Le CECCE se réserve le droit de modifier ses besoins en fonction du calendrier scolaire annuel qui sera fourni au fournisseur.
d) La responsabilité du CECCE est limitée à la valeur réelle des commandes subséquentes passées par les utilisateurs identifiés dans le délai de validité précisé dans la demande de soumission.
e) Le répondant devra être en mesure d’offrir une facturation détaillée identifiant clairement les informations suivantes :
- Coût total journalier du parcours par secteur pendant l’année scolaire *
- Coût total journalier du parcours par secteur pendant la saison estivale *
*Un parcours inclus tous les ramassages/livraisons du point de départ au point d’arrivée.
f) L’horaire pour le service de courrier est le suivant : départ du point de cueillette indiqué ci-dessous à 7 h 45 et le retour du courrier provenant des écoles, au Centre éducatif autour de 13 h 00, à l’exception du secteur C.
g) La livraison doit être effectuée obligatoirement avec un véhicule de type fourgonnette car les articles à livrer sont définis comme suit : tout courrier (enveloppes, pochettes de courrier interne et colis) et tout article pouvant être transporté sur un chariot à deux (2) roues, incluant les appareils audiovisuels (télévisions, magnétoscopes, caméscopes, DVD, systèmes de son, etc.), IPad, les ordinateurs et périphériques (ordinateur, claviers, moniteur, souris), imprimante (de taille commerciale), scanneurs, projecteurs multimédia, télécopieurs, téléphone, radio, haut-parleurs, serveurs, piles, micro-ondes, etc.) et diverses boîtes.
h) Il est souhaitable que les chauffeurs soient bilingues. Par contre, le personnel du service à la clientèle du répondant retenu doit offrir un service en français au CECCE.
Le répondant offre un service de retour d’appel en 24 heures pour les appels concernant la facturation.
j) Le répondant doit offrir un service de réponse en tout temps pour les appels concernant la livraison des colis; du lundi au vendredi entre 8:30 et 16 :30.
i) Le CECCE et ses établissements sont fermés lors de tous les congés civiques officiels, la semaine de congé scolaire des mois de mars et le congé scolaire des fêtes de Noel.
Les livraisons ne seront PAS requises lors de ces congés et ne seront donc pas payables.
k) Point de cueillette : Entrée du garage du Centre éducatif, 4000, rue Labelle, Ottawa (Ontario) K1J 1A1.
N.B. : Il n’y a PAS DE QUAI DE CHARGEMENT à ce point de cueillette.
Voici le numéro de téléphone de la personne contacte au CECCE : 613-746-3643
Ce numéro devra être communiqué avec tous les chauffeurs du répondant comme point de contact pour ces derniers advenant tout problème nécessitant l’intervention du CECCE durant le contrat.
3.1.2 Précaution et sécurité
a) Le répondant retenu doit s’assurer de sa conformité aux règlements fédéraux, provinciaux et municipaux régissant les services de transport et de livraison, y compris le personnel et l’équipement.
b) Le répondant retenu doit fournir des véhicules dotés d’un système de serrures qui sont verrouillés lorsque le chauffeur n’est pas dans le véhicule.
c) Les chauffeurs doivent porter de vêtements appropriés et être facilement identifiables à l’entreprise du répondant par l’un ou l’autre des moyens suivants : carte d’identification, uniforme, épinglettes, chandail ou casquette avec le logo de l’entreprise.
d) Le répondant retenu doit contrôler et assurer la sécurité des articles en cours de livraison et de respecter toute mention particulière sur les colis (par exemple; fragile).
e) Le répondant retenu doit aviser de tout changement aux horaires de ramassage et de livraison. Il doit faire approuver au préalable le changement par le responsable du contrat du CECCE.
f) Tous les services doivent être exécutés par du personnel qualifié, spécialisé et autorisé. Conformément aux exigences compétentes et aux règlements et lois fédéraux, provinciaux et municipaux.
g) Le répondant doit s’assurer que ses conducteurs possèdent un permis de conduite valide et en fournir une copie au CECCE, sur demande.
h) L’acheteur peut exiger, à tout moment, une copie originale du relevé d’antécédent criminel incluant le secteur vulnérable, de tout employé du répondant. Le CECCE peut également exiger que cette personne ne puisse exécuter le service, en attendant l’obtention du relevé.
3.2.0 ÉVALUATION DES OFFRES
L’acheteur a l’intention d’adjuger un contrat pour chacun des secteurs, suite à cette demande de soumission aux répondants conformes qui présenteront l’offre ayant la meilleure valeur prix/qualité pour l’acheteur, tout ayant été considéré.
L’acheteur n’est pas tenu d’accepter aucune offre.
Les répondants qui se sont conformés aux exigences de cette demande de soumission, telles que déterminées par l’acheteur, seront évalués selon les critères suivants à la seule discrétion de l’acheteur :
EXPÉRIENCE DU RÉPONDANT (Annexe A, point 2, 3 & 4)
a) Nombre d’employés
b) Nombre d’années en affaire
c) Chiffre d’affaire
d) Liste des véhicules assurant la capacité à livrer le service
e) Expérience pertinente dans le domaine de l’éducation
10 Points
SERVICE À LA CLIENTÈLE (Annexe A, point 2 & 5)
a) Système de suivi des colis en ligne
b) Méthode d’identification des chauffeurs
c) Stratégie de service à la clientèle
10 points
RÉFÉRENCES (Annexe A, point 6)
a) Nombre de références dans le secteur de l’éducation
b) Nombre de références complètes
10 points
PRIX FORFAITAIRE (Annexe A, point 8.)
a) Par secteur (60 points)
b) Surcharge pour l’essence (5 points)
65 Points
POLITIQUE D’APPROVISIONNEMENT RESPONSABLE (Annexe D)
a) Questionnaire d’approvisionnement responsable.
5 points
Pointage total 100 points
