*la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for a Visitor Management System.
An Agreement resulting from this RFP may potentially be for three (3) years with two (2) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP are as follows:
CBC/Radio-Canada (CBC/R-C) is seeking proposals for a Visitor Management System to track visitors at a National multiple locations level as well as Building level.
A more detailed description of the Goods/Services covered by the RFP is provided in Appendix A (Scope of Work & Response Grid).
2. MANDATORY REQUIREMENTS:
This RFP is open only to Proponents and their solutions meeting each of the following mandatory requirements. Proponents that are not compliant to these requirements will be disqualified and will not move on to the Evaluation Stage.
2.1 The Visitor Management System (VMS) must include a centralized management and administration component to track visitors and access at a National level (multiple locations) as well as Building level;
2.2 The VMS must be available in English and French;
2.3 The VMS must use cloud storage;
2.4 The VMS must be a web-based application and automated application. The VMS must operate on the Google platform and support both current Windows and Mac Operating Systems as well as IOS and Android technologies;
2.5 The VMS must be capable of running on a standard configured desktop personal computer with access to the Internet;
2.6 The VMS must be capable of being used by Chrome;
2.7 The proponent's product must be able to operate with a Endpoint Protection System on all types of endpoints (Workstations, laptops, tablets, mobile devices, etc.). CBC/Radio-Canada currently operates with the Crowdstrike solution and Proponent must either indicate that their offerings are currently compatible with this solution or will be compatible by the Proof of Concept date of MMM-DD-YYY.
2.8 The VMS must have a Back-up/Redundancy (including database);
2.9 The VMS must manage multiple time zones;
2.10 The VMS must provide pricing that includes the cost of the software, the hardware, licenses, maintenance, customer support, project management, training and implementation, including all costs related to the implementation of a complete turn-key administrative system solution, updates, installation and implementation in the pricing;
2.11 The vendor must have implemented the VMS nationwide in at least 5 other organizations, of a size similar to CBC/Radio-Canada, with multiple locations across Canada;
2.12 The provider should be able to provide 24/7 support;
2.13 All quotation and costs submissions shall be valid for 3 years and shall not depend on annual quantities, future or other future considerations.
3. TO OBTAIN THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses MERX (https://www.MERX4.MERX.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through MERX. If new to MERX then please visit www.merx.com and check out the “Offering” & “Pricing” header tabs to learn more.
1. Determine your eligibility to participate based on the description/objective statement for the RFP.
2. To obtain the documents you must be registered with MERX. If you are not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide link above and/or call 1-800-964-6379.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
- Any contact with CBC/Radio-Canada prior to obtaining the RFP documentation must be undertaken by e-mail only, addressed to the CBC/Radio-Canada Representative, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # MTIS20230523) in the “Subject” of the e-mail.
Stam Conidaris
Category Manager
Supply Chain Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: stam.conidaris@cbc.ca
- Once the tender documents have been obtained, Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, must submit their questions through MERX no later than the date specified in PART I: INTRODUCTION, Table 1: Critical Dates in the RFP Process of the main document.
CBC/Radio-Canada reserves the right, at its discretion, to answer only those questions submitted through MERX.
5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website (www.MERX.com) no later than Friday July 21, 2023 at 8:00:00 pm, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION
À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada sollicite des propositions de l'industrie en réponse à sa demande de propositions (DP) pour le Système de Gestion des Visiteurs.
L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de trois (3) ans avec deux (2) options irrévocables de prolongation d’un (1) an.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
CBC/Radio-Canada (CBC/R-C) est à la recherche de propositions pour un Système de Gestion des Visiteurs permettant de suivre les visiteurs au niveau de plusieurs sites nationaux ainsi qu'au niveau des bâtiments.
Une description plus détaillée des biens et services couverts par l'appel d'offres figure à l'annexe A (cahier des charges et grille de réponse).
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires avec leurs solutions en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après. Les soumissionnaires qui ne répondent pas à ces exigences seront disqualifiés et ne passeront pas à l'étape de l'évaluation.
2.1 Le Système de Gestion des Visiteurs (SGV) doit comporter une composante de gestion et d'administration centralisée permettant de suivre les visiteurs et les accès au niveau national (plusieurs sites) ainsi qu'au niveau des bâtiments ;
2.2 Le SGV doit être disponible en anglais et en français ;
2.3 Le SGV doit utiliser le stockage en nuage ;
2.4 Le SGV doit être une application web et une application automatisée. Le SGV doit fonctionner sur la plateforme Google et supporter les systèmes courants de Windows et de Mac, ainsi que les technologies IOS et Android ;
2.5 Le SGV doit être capable de fonctionner sur un ordinateur personnel de bureau configuré de manière standard et disposant d'un accès à l'internet ;
2.6 Le SGV doit être utilisable par Chrome ;
2.7 Le produit du fournisseur doit pouvoir fonctionner avec un `Endpoint Protection System` sur tous les types de `Endpoints` (postes de travail, ordinateurs portables, tablettes, appareils mobiles, etc.) CBC/Radio-Canada utilise actuellement la solution Crowdstrike et le soumissionnaire doit indiquer que ses produits sont actuellement compatibles avec cette solution ou qu'ils seront compatible d'ici la date de `proof of concept date` preuve de concept, soit le MOIS-JOUR-ANNÉE.
2.8 Le SGV doit disposer d'une sauvegarde/redondance (y compris la base de données) ;
2.9 Le SGV doit gérer plusieurs zones horaires ;
2.10 Le SGV doit fournir un prix qui inclut le coût du logiciel, du matériel, des licences, de la maintenance, de l'assistance à la clientèle, de la gestion de projet, de la formation et de la mise en œuvre, y compris tous les coûts liés à la mise en œuvre d'une solution complète de système administratif clé en main, aux mises à jour, à l'installation et à la mise en œuvre dans le prix ;
2.11 Le fournisseur doit avoir mis en œuvre le SGV à un niveau national dans au moins cinq autres organisations d'une taille similaire à celle de la CBC/Radio-Canada et comptant plusieurs sites à travers le Canada ;
2.12 Le fournisseur doit être en mesure de fournir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7;
2.13 Toutes les propositions de prix et de coûts sont valables pendant trois ans et ne dépendent pas des quantités annuelles, de l'avenir ou d'autres considérations futures.
3. POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Si vous êtes nouveau sur MERX, veuillez visiter www.merx.com et consultez les onglets d’en-tête « Offre » et « Tarification » pour en savoir plus.
1. Déterminez votre admissibilité à la présente DP en fonction de la description/l’énoncé des objectifs.
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- Pour obtenir les documents, vous devez être inscrit auprès de MERX. Si vous ne l’êtes pas déjà, veuillez suivre le lien du Guide du fournisseur MERX ci-dessus ou composer le 1 800 964-6379.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
- Avant d’obtenir les documents de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement, et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no MTIS20230523) dans la ligne de mention « Objet ».
Stam Conidaris
chef de catégorie
Gestion des approvisionnements
CBC/Radio-Canada
Courriel : stam.conidaris@cbc.ca
- Une fois les documents obtenus, les soumissionnaires qui ont besoin de clarifications ou de renseignements, ou qui remarquent certaines omissions ou ambiguïtés sur le sens de toute partie de la présente DP, doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de MERX au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit, à sa discrétion, de ne répondre qu’aux questions soumises par l’intermédiaire de MERX.
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site Internet MERX (www.MERX.com) au plus tard le vendredi 21 juillet 2023, à 20 h, heure de l’Est.
Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
