Basic Information

Reference Number

0000205448

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

TMS20210621

Title

Travel Management Services for CBC/Radio-Canada

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C63667

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Delivery Point

Toronto

Purchase Type

Duration: 4 years
Option: 2+2+2

DescriptionA - Previous Amendment

**la version française suit**

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for Travel Management Services.

An Agreement resulting from this RFP may potentially be for four (4) years with three (3) irrevocable option(s) to extend for two (2) year period(s).

1.SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The key objectives in issuing this RFP are the following:

CBC/Radio-Canada (“CBC/R-C”) is inviting travel management service providers to submit Proposals for the provision of CBC/Radio-Canada’s Travel Management Services (“Services”).
The purpose of this Request for Proposals (RFP) is to solicit Proposals from travel management companies (TMC) who provide comprehensive travel booking and program management. CBC/R-C is seeking a strong travel management partner that will:

Guarantee compliance with travel policy in terms of booking, authorizations and supplier agreements, remaining adaptable for future changes.
Always aim at improving the user experience, adapting to the particularities of our diverse business requirements and delivering quality travel support before, during and after each trip, leveraging on leading online technology and qualified service agents, reaching strong technology adoption rates by leveraging on quality control and continuous improvement plans.
Improve CBC/Radio-Canada cost-benefit ratio, by reaching excellence in sourcing processes, leveraging deals with preferred networks and minimizing the travel leakage.

Travel services are anticipated to commence in full operation on January 1, 2023. This service shall be available to CBC/Radio-Canada’s employees and any other person who is working directly or indirectly for CBC/Radio-Canada as indicated by CBC/Radio-Canada. The Proponent will need to begin preparation work as early as July 2022 to be operational on commencement date.

These services when delivered must align with CBC/Radio-Canada’s policy principles:

Responsive services (bilingual, 24/7)
Address CBC/R-C specific travel needs (travel to countries under restriction, etc.)
Provide the traveller with choice
Cost effectiveness
Cost transparency

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:

2.1 The Proponent must confirm that they are able to provide regular travel management services form 8 a.m. to 7 p.m. Eastern Time, Monday to Friday, and emergency travel management services 24 hours a day, 7 days a week, 365 days a year.

2.2 The Proponent must be able to provide and make a commitment to provide all services and representations, written and verbal communications, as well as web interfaces, in both Canadian official languages – English and French.

2.3 The Proponent must commit to provide a customized approval workflow within the reservation process.

2.4 The Proponent must be certified against any one or more of the following standards, and provide proof of certification:

ISO27001:2013 certified. Selected Proponents will need to provide proof of certification or accepted equivalent.
ISO 27017 certified if the Proponent has a private cloud or accepted equivalent.
NIST Cybersecurity Framework or accepted equivalent.
SOC 2 Type 2 report or accepted equivalent.

2.5 Selected Proponents will need to provide audit report(s) performed and or dated from the last 18 months. Such audit report(s) to be provided during the RFP process upon CBC/R-C’s request or during the RFP evaluation (at its discretion).

2.6 PCI-DSS certified. Proponents must provide proof of certification.

2.7 The Proponents technological solution should have security safeguards and privacy controls in accordance and compliance with the requirements of ISO 27701, or industry accepted equivalent standard (subject to CBC/Radio-Canada’s acceptance of the standard).

Note: If the Proponent outsources some or all of the processes targeted above, tools, data storage, data processing or otherwise any software application for the services, to meet the above mentioned requirements, the Proponent is to confirm the compliance, and provide the proof of certification, for the outsourcers and the Proponent itself.

3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. Here is the link to the Merx Get Started
for new users (https://discover.merx.com/pt-canadian-business-contract-opportunities/).

Determine your eligibility to participate based on the description/objective statement for this RFP.

Register with MERX, if not already registered, follow the link to MERX provided above or call 1-800-964-6379.

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid.

The document(s) to be completed and signed must be submitted no later than August 27, 2021 and be sent to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for coordinates).

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an email from Merx that the RFP documents are ready for download, no earlier than August 5, 2021.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

Please note: All and any notices from MERX will be sent to the person registered with MERX on the Proponent’s behalf.

4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by email only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose coordinates appear below. All emails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # TMS20210621) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC303RFP@CBC.ca

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) no later than September 13, 2021, at 8:00:00 pm, Eastern Time.

The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.

Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.

Note:

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.

********************************
VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PORTANT UNE ATTENTION PARTICULIÈRE AUX EXIGENCES ET AUX DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à des services de gestion des déplacements.

L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de quatre (4) ans, avec trois (3) options irrévocables de prolongation de deux (2) ans.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS

Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :

CBC/Radio-Canada invite les fournisseurs de services de gestion des déplacements à présenter des propositions pour la prestation de services de gestion des déplacements à CBC/Radio-Canada (les « services »).
La présente DP a pour objectif de solliciter des offres de services auprès de sociétés de gestion des déplacements qui fournissent une gestion complète des réservations et du programme de déplacements. CBC/Radio-Canada est à la recherche d’un excellent partenaire de gestion des déplacements qui saura :

Garantir la conformité avec les politiques de déplacements sur le plan des réservations, des autorisations et des ententes avec les fournisseurs, et s’adapter en fonction des éventuels changements à cet égard;
Chercher à améliorer constamment l’expérience utilisateur, en l’adaptant aux particularités de nos diverses exigences opérationnelles et en offrant un soutien de qualité, pendant et après chaque déplacement, grâce à des services en ligne de pointe et à des agents de service qualifiés, ainsi qu’à enregistrer de solides taux d’adoption des technologies en misant sur le contrôle de la qualité et sur des plans d’amélioration continue;
Améliorer le ratio coûts-avantages pour CBC/Radio-Canada en misant sur l’excellence des processus d’approvisionnement, grâce à des ententes avec des réseaux privilégiés et à la réduction au minimum des déplacements non gérés par le programme.

Les services de gestion des déplacements sont censés être entièrement opérationnels à compter du 1er janvier 2023. Ces services seront offerts aux employés de CBC/Radio-Canada et à toute autre personne qui travaille directement ou indirectement pour CBC/Radio-Canada, selon les indications de CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire devra commencer la préparation dès juillet 2022 pour être opérationnel à la date de début des services.

La prestation des services doit respecter les principes qui sous-tendent les politiques de CBC/Radio-Canada :

Services adaptés (bilingues, 24/7)
Prise en compte des besoins de déplacements propres à CBC/Radio-Canada (voyages dans des pays faisant l’objet de restrictions, etc.)
Offre de divers choix aux voyageurs
Bon rapport coût-efficacité
Transparence des coûts

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER À LA DP
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

2.1 Le soumissionnaire doit confirmer qu’il est en mesure d’offrir des services réguliers de gestion des déplacements de 8 h à 19 h, heure de l’Est, du lundi au vendredi, et des services d’urgence de gestion des déplacements 24 heures sur 25, 7 jours sur 7, 365 jours par an.

2.2 Le soumissionnaire doit avoir la capacité de fournir et de s’engager de fournir tous ses services et représentations, ses communications écrites et orales, ainsi que des interfaces web dans les deux langues officielles du Canada, soit le français et l’anglais.

2.3 Le soumissionnaire doit s’engager à fournir un processus d’approbation personnalisé dans le système de réservation.

2.4 Le soumissionnaire doit avoir au moins l’une des certifications suivantes, et fournir une preuve de certification:

a. Certification ISO 27001:2013 – Certains soumissionnaires devront fournir une preuve de certification ou un équivalent accepté.

b. Certification ISO 27017 si le soumissionnaire a un nuage privé ou un équivalent accepté.

c. Cadre de cybersécurité NIST ou un équivalent accepté.

d. Rapport SOC 2 de type 2 ou un équivalent accepté.

2.5 Certains soumissionnaires devront fournir un ou des rapports d’audit pour lesquels l’exécution de l’audit ou la date du rapport remontent aux 18 derniers mois. Ces rapports d’audit seront fournis durant le processus de DP à la demande de CBC/Radio-Canada ou durant l’évaluation de la DP (à la discrétion de CBC/Radio-Canada).

2.6 Certification PCI-DSS – Soumissionnaires doit fournir une preuve de certification.

2.7 La solution technologique du soumissionnaire doit comporter des mécanismes de sécurité et de contrôle de la confidentialité conformes à la norme ISO 27701 ou à une norme de l’industrie équivalente acceptée (sous réserve de l’acceptation de la norme par CBC/Radio-Canada).

Nota :
Afin de répondre aux exigences susmentionnées, si le soumissionnaire externalise une partie ou la totalité des processus visés ci-dessus, des outils, du stockage des données, du traitement des données ou de toute autre application logicielle pour les services, le soumissionnaire doit confirmer sa propre conformité et celle des sous-traitants, et fournir les preuves de certification en conséquence.

3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs :
(https://discover.merx.com/pt-canadian-business-contract-opportunities/).

Pour déterminer votre admissibilité à la présente DP en fonction de la description/l’énoncé des objectifs.

Pour s’inscrire auprès de MERX, si ce n’est déjà fait, suivre le lien ci-dessus ou composer le 1 800 964-6379.

Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences décrites dans la section 2 ci-dessus.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Le ou les documents à remplir et signer doivent être envoyés au plus tard le 27 août 2021 à la représentante de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (voir la section 4 ci-dessous pour connaître ses coordonnées).

Après la réception des documents demandés et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 5 août 2021.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

Remarque : Tous les avis de Merx seront envoyés à la personne enregistrée auprès de Merx au nom du soumissionnaire.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
Tout contact avec CBC/Radio-Canada à cette étape de la DP doit se faire par courriel seulement, adressé à la représentante de CBC/Radio-Canada pour cette DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no TMS20210621) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentante de CBC/Radio-Canada :

Janice Prymak
Première cheffe, Gestion stratégique de l’approvisionnement
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC303RFP@CBC.ca

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site Internet de Merx (www.merx.com) au plus tard le 13 septembre 2021 à 20 h, heure de l’Est.

Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.

Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.

Nota :

Le présent processus d’approvisionnement est soumis aux dispositions du Chapitre Cinq (Marchés publics) de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC).

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des soumissionnaires pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2021/07/28 11:28:48 PM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance DeadlineA - Previous Amendment

2021/08/30 11:59:00 PM EDT

Questions are submitted online

Yes

Closing DateA - Previous Amendment

2021/09/13 08:00:00 PM EDT

Contact Information

Janice Prymak

416-205-3004

CBC303RFP@CBC.ca

Required Acknowledgement

Qualification Request Form

**la version française suit**

Qualification Request Form

Qualification Requirements

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the  Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFP:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC303RFP@CBC.ca

If you have not received acknowledgment of your request within forty-eight (48) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an email from Merx that the RFP documents are ready for download no earlier than August 5, 2021.

******
Critères de qualification

Afin d’obtenir les documents de la DP, les soumissionnaires doivent fournir une formulaire de demande de qualification. Ces documents doivent porter la signature d’un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP :

Janice Prymak
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC303RFP@CBC.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les quarante-huit (48) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés au plus tôt le 5 août 2021.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - TECHNICAL PROPOSAL

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

NO FINANCIAL DOCUMENTS IN THIS SECTION

Envelope 2 - FINANCIAL PROPOSAL

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

FINANCIAL DOCUMENTS ONLY (COSTING GRID AND FINANCIAL STABILITY GRID)

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