RFP ME20170202 - TV / Radio / Web Presentation (Play-Out) System with Full DR

French to follow

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
 
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals for Consolidated TV / Radio / Web Presentation (Play-Out) System with Full Disaster Recovery (“RFP”).

 
The Agreement resulting from this RFP shall be two (2) years with one (1) irrevocable option to extend for two (2) years period.
 
1.  SUMMARY OF REQUIRED PRODUCTS/SERVICES:
CBC/Radio-Canada English and French Services plan to implement a new Consolidated TV / Radio / Web Presentation (Play-Out) System with Full Disaster Recovery (Presentation System).
The Presentation System will provide play-out for French and English language services totaling approximately 40 Television Channels, 40 full time and occasional Live Video Streaming/Web Channels, and 180 Radio Channels. In addition, the Presentation System will be used to produce non-linear assets (video + audio and audio only files) for distribution on a variety of CBC/SRC, and third party Non-Linear / VOD platforms.
The Presentation System will support parallel operation of all TV, Streaming and Radio channels in two separate locations (Montreal and Toronto), facilitating redundancy (live main/ backup failover capability between sites), as well as full Disaster Recovery coverage.
The new Presentation System will provide a flexible, agile and scalable platform, enabling improved operational efficiency, improved on air risk management and reduction of associated infrastructure and real estate footprints, and be based on following guiding principles:
1.  Consolidated system for French and English Services with live redundancy in Montreal & Toronto
2.  Single technology for Radio, TV, and web/streaming channels across both French and English Services
3.  Full implementation in software, running in standardized, virtualized IT environment
4.  Support planned H/W deployment on premises, but with h/w, s/w and virtualization technology choices allowing movement to a public cloud (Cloud ready)
5.  Support of real time audio and video connectivity / transport based on standardized IP infrastructure
6.  Support of a single online storage layer shared by all channels (IT/Cloud Grade / Object Based Storage with minimal buffering / no caching of content at each channel)
7.  Provision of integrated tools for timely and automated creation of branded content for delivery to non-linear (digital and third party VOD) platforms
The objective of this RFP is to obtain detailed specifications and pricing for the provision, deployment, and support of the Presentation System.
 
2.  MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:
  
2.1  Provide evidence that your company is either a Manufacturer of the above equipment or their designated representative in North America.
 
2.2  The proponent must have a place of business and provide full system support from facilities based in North America.
 
2.3. CBC/Radio-Canada will consider only Proposals from Proponents with established business in the field of broadcast television production and/or presentation systems.
 
2.4 The proponent has implemented on air playout / presentation systems with minimum 10 on air TV  channels, involving interfacing with traffic systems, media asset management systems, and featuring integrated branding and TV / radio playout with live source integration
 
2.5 The proponent must demonstrate involvement in a Proof of Concept (POC) of a similar system of at least 5 TV channels, in a virtualized environment
 
2.6  Within two (2) months after the RFP closing date, and for technical and operational evaluation purposes, Proponents might be asked to provide to CBC/Radio-Canada (Toronto or Montreal), a set of fully functional equipment / software components, as per proposal submitted in the response to the RFP. CBC/Radio-Canada will provide a list of equipment components to be included in the demo set, after initial proposal reviews.
 

3.  TO REQUEST THE RFP
3.1 To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA) duly completed and signed, accompanied by references as well as a written statement signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above. The documents are available on Merx and must be received no later than February 27, 2017, to the attention of the CBC / Radio-Canada representative for this RFP.
If you have not received acknowledgement of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.
 
3.2 The Proponent is to include the co-ordinates of the person in its organization who shall be the sole contact for the purpose of this RFP, as follows:
3.2.1 Legal Name of Proponent;
3.2.2 Name of Contact;
3.2.3 Title;
3.2.4 Address (Street, City, Province/State, Country, Postal Code);
3.2.5 Telephone Number;
3.2.6 Facsimile Number;
3.2.7 Mobile Number;
3.2.8 E-mail Address;
3.2.9 Website URL.
 
4.   CONFIDENTIALITY AND NON-DISCLOSURE AGREEMENT (“NDA”)
The Proponent must complete and sign CBC/Radio-Canada’s standard Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (To download a copy click on “Order” below).  Please note that in order to maintain total integrity and fairness CBC/Radio-Canada will not entertain changes to the NDA which, at this point, is for the purpose of this RFP.
 
Following receipt of the signed NDA and written statement and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download, no earlier than March 10, 2017.
              
To ensure that the submission is valid, all Proponents must obtain the documents of the RFP.  The file of the RFP package must be ordered directly from Merx.  Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
 
5.  CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose coordinates appear below.  All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # ME20170202) in the “Subject” of the e-mail.
 
 CBC/Radio-Canada Representative:
 
James Coulman
Senior Manager, Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
205 Wellington Street West, Room 9A214
Toronto, Ontario M5V 3G7
E-mail: james.coulman@cbc.ca
 
 
6.  RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals in response to this RFP are due no later than  April 20, 2017, 2:00 PM ET.
 

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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
 
CBC/Radio-Canada sollicite des propositions de l’industrie en réponse à sa demande de propositions (« DP ») pour un système consolidé de mise en ondes (diffusion) télé/radio/web doté de fonctions complètes de reprise après sinistre).

 
La durée de cette entente sera de deux (2) ans avec une (1) option irrévocable de prolongation d’une période de deux (2) ans.
 
1.  RÉSUMÉ DES PRODUITS ET SERVICES REQUIS
Les Services anglais et français de CBC/Radio-Canada prévoient mettre en œuvre un nouveau système consolidé de mise en ondes (diffusion) télé/radio/web doté de fonctions complètes de reprise après sinistre (« système de mise en ondes »).
Ce système fournira aux Services français et anglais de CBC/Radio-Canada un moyen de diffusion pour environ 40 chaînes télé, 40 chaînes web et de flux vidéo en direct à temps plein et occasionnelles ainsi que 180 chaînes radio. En outre, le système de mise en ondes sera utilisé pour la production d’actifs non linéaires (fichiers vidéo + audio et audio seulement) qui seront diffusés sur une variété de plateformes non linéaires/VSD de CBC/Radio-Canada et de tiers.
Le système de mise en ondes prendra en charge l’exploitation en parallèle de toutes les chaînes télé, de flux vidéo en direct et radio à partir de deux endroits (Montréal et Toronto), ce qui facilitera la redondance (fonction de basculement en direct entre les sites principaux et de secours) ainsi que la reprise complète après sinistre.
Le nouveau système de mise en ondes fournira une plateforme flexible, agile et évolutive qui permettra d’améliorer l’efficacité opérationnelle et la gestion des risques en ondes, tout en réduisant l’infrastructure connexe et l’empreinte immobilière. De plus, ce système doit être fondé sur les principes directeurs suivants :
1.  Système consolidé pour les Services français et anglais de CBC/Radio-Canada avec redondance en direct à Montréal et à Toronto.
2.  Une seule technologie pour les chaînes radio, télé et web/de flux vidéo en direct à l’échelle des Services français et anglais de CBC/Radio-Canada.
3.  Mise en œuvre logicielle complète tournant dans un environnement informatique normalisé et virtualisé.
4.  Soutien pour le déploiement sur place du matériel planifié, mais avec des choix de technologies matérielles, logicielles et de virtualisation permettant le transfert sur un nuage public (prêt pour l’infonuagique).
5.  Soutien de la connectivité/du transfert en temps réel de l’audio et de la vidéo sur une infrastructure IP normalisée.
6.  Soutien d’une couche de stockage en ligne unique partagée par toutes les chaînes (TI / Cloud Grade / stockage orienté objets avec mise en mémoire tampon minimale / aucune mise en antémémoire du contenu dans chaque chaîne).
7.  Fourniture des outils intégrés pour une création automatisée et en temps opportun du contenu de marque pour l’acheminement sur des plateformes non linéaires (VSD numérique et de tiers).
L’objectif de cette DP est d’obtenir des spécifications techniques détaillées et des tarifs pour la fourniture, le déploiement et le soutien du système de mise en ondes.
 
2.  EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER À LA DP
La présente DP s’adresse uniquement aux soumissionnaires qui répondent à chacune des exigences obligatoires suivantes et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :
 
 2.1 Le soumissionnaire doit prouver que sa société est soit le fabricant du matériel ci-dessus ou son représentant désigné en Amérique du Nord.
 
2.2 Le soumissionnaire doit posséder un établissement en Amérique du Nord à partir duquel il assure un service de soutien complet du système.
 
2.3. CBC/Radio-Canada ne prendra en considération que les propositions des soumissionnaires bien établis dans le domaine des systèmes de production ou de mise en ondes pour la télévision.
 
2.4 Le soumissionnaire a mis en œuvre des systèmes de diffusion / mise en ondes comportant un minimum de 10 chaînes de télévision en ondes, utilisant une interface avec des systèmes de diffusion ainsi que des systèmes de gestion des actifs médias, et permettant le marquage intégré et la diffusion télé/radio avec intégration de source en direct.
 
2.5 Le soumissionnaire doit prouver qu’il a participé à la validation de concept d’un système semblable comportant au moins cinq chaînes de télévision dans un environnement virtualisé.
 
2.6 Dans un délai de deux (2) mois après la réponse à la DP, et aux fins d’une évaluation technique et opérationnelle, le soumissionnaire pourrait être amené à fournir à CBC/Radio-Canada (établissement de Toronto ou de Montréal), un ensemble de logiciels /composantes entièrement opérationnels, conformément à la proposition soumise en réponse à la DP. CBC/Radio-Canada fournira une liste des composantes d’équipement à inclure dans l’ensemble de démonstration, après l’étude de la proposition initiale.