RE20190630 - Supply of Carpet Tiles and Flooring Solution

**la version française suit**

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking proposals from industry in response to its request for proposals (RFSO) for supply of carpet tiles and flooring solution. The initial term of any Agreement resulting from this RFSO shall be for five (5) years with two (2) irrevocable option(s) for CBC/ Radio-Canada to extend for two (2) year period(s), by sending written notice prior to the end of each term. Any option(s) period shall be under the same terms and conditions as those of the initial term, unless otherwise specified by CBC/ Radio-Canada.

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The key objective in issuing this RFSO is as follows:

CBC/Radio-Canada is looking for proponents of commercial carpet tiles for its buildings across Canada referred t

The objective is to enter into an RFSO with multi-proponent covering each product described in this RFSO to respond to CBC/Radio-Canada’s requirements for current and future real estate projects. This RFSO will cover all of CBC/Radio-Canada’s facilities nationwide and its international locations if possible.

Such proponent would also deliver the Products.  CBC/Radio-Canada may also require that Proponent provides installation services for the Products for its buildings across Canada on a need basis. CBC/Radio-Canada reserves the right to install the Products itself at its sole discretion.

CBC/Radio-Canada’s requirement is to offer a catalogue of carpet tile products in order to standardize the design of our facilities. The Supplier must be able to manufacture and supply a wide range of products. CBC/Radio-Canada has facilities in 68 locations across Canada.

2.  MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:

This RFSO is open only to proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFSO documents:
 

1. 1. The Supplier must demonstrate that they have been in business for 15 years in manufacturing carpet tiles. Carpet tiles must be manufactured and not simply supplied by the Supplier. Please provide details.

 

1. 2. The Supplier must demonstrate that it has a distribution network that offers local representation (sales, installation and after sales service support) within the following major cities: Vancouver, Calgary, Edmonton, Saskatoon, Winnipeg, Toronto, Ottawa, Montreal, Quebec City, Halifax, Moncton, St-John’s, Regina, Charlottetown.

 

1. 3.  All manufacturing sites supplying carpet tiles for CBC/Radio-Canada’s needs must have an ISO 14001 accredited Environmental Management System. Proponent must provide products that meet the CRI Green Label Plus standards.

 

1. 4. Manufacturer must carry warranties for manufacturing defects and pre-matured wear for a minimum of 15 years

 

1. 5. Must have a business address and full time representation in Canada.

3. TO REQUEST THE RFSO DOCUMENTATION

As CBC/Radio-Canada uses Merx (www.merx.com/cbc/radio-canada) to manage its solicitation process, all proponents must obtain the RFSO documents through Merx. Here is the link to the Merx Quick Get Started Steps
for new users (http://bit.ly/2NW0a93). 

To obtain the RFSO documentation, the proponents must submit a Qualification Request form and NDA completed and signed by a duly authorized representative confirming that the proponent meets all the mandatory requirements described in Section 2 above. 

The document(s) to be completed and signed must be submitted no later than 4th July, 2019 4:00 p.m. Eastern Time to the CBC/Radio-Canada representative for this RFSO (see item 4 below for coordinates).

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an email from Merx that the RFSO documents are ready for download, no earlier than, 5th July 2019.
                         
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4.  COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA

Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFSO must be undertaken by email only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada representative for this RFSO, whose coordinates appear below.  All emails pertaining to this RFSO must state the RFSO reference number (RFSO # RE20190630) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Vakul Arora
Strategic Sourcing Manager
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail:vakul.arora@cbc.ca

The proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFSO documents.  If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFSO, the questions must be submitted in writing by Merx as defined in PART I: INTRODUCTION , Table 1: critical dates of the RFSO process.

5.  RECEIPT OF PROPOSALS

The proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the Merx website (www.merx.com) no later than 26th July, 2019 at 8:00:00 pm, Eastern Time.

The proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a proposal by CBC/Radio-Canada. The proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.

Any partial proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFSO submission closing date will not be accepted.

Note:

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with proponents on any procurement.

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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada sollicite des propositions de l’industrie en réponse à sa demande d’offres à commande (DOC) concernant la fourniture de carreaux de moquette et de revêtement de sol. La durée initiale de toute entente découlant de cette DOC sera de cinq (5) ans avec deux (2) options irrévocables en faveur de CBC/Radio-Canada pour prolonger de deux (2) ans, en envoyant un avis écrit avant la fin de chacun des termes. Toute prolongation sera soumise aux mêmes termes et conditions que ceux prévus pour la durée initiale, à moins qu’il en soit décidé autrement par CBC/Radio-Canada.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS

Le principal objectif de la présente DOC est le suivant :

CBC/Radio-Canada est à la recherche de soumissionnaires pour la fourniture de carrés de moquette commerciale pour ses immeubles au Canada.

L’objectif est de conclure une DOC avec de multiples fournisseurs qui couvrira chaque produit décrit dans la présente DOC, afin de répondre aux exigences des projets immobiliers actuels et futurs de CBC-Radio/Canada. Cette DOC incluera toutes les installations de CBC/Radio-Canada du pays, ainsi que ses établissements à l’étranger, le cas échéant.

Le soumissionnaire devra également livrer les produits. CBC-Radio/Canada peut également faire appel aux services du soumissionnaire pour installer ses produits dans ses immeubles, dans l’ensemble du Canada, selon les besoins. CBC-Radio/Canada se réserve le droit d’installer elle-même les produits, à sa discrétion exclusive.

CBC-Radio/Canada a comme exigence de pouvoir offrir un catalogue de carrés de moquette pour normaliser la conception de ses installations. Le fournisseur doit être en mesure de fabriquer et de fournir une grande variété de produits. CBC-Radio/Canada compte des installations dans 68 établissements au Canada.

2.  EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER

La DOC s’adresse uniquement aux soumissionnaires qui répondent à chacune des exigences obligatoires suivantes et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DOC :
 

1. 1. Le fournisseur doit être en activité depuis au moins 15 ans dans le domaine de la fabrication de carrés de moquette. Les carrés de moquette doivent être fabriqués et non simplement fournis par le fournisseur. Veuillez donner des détails.

 

1. 2. Le fournisseur doit apporter la preuve qu’il dispose d’un réseau de distribution présent localement (ventes, installation et service après-vente) dans les grandes villes suivantes : Vancouver, Calgary, Edmonton, Saskatoon, Winnipeg, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Halifax, Moncton, St-John’s, Regina, et Charlottetown.

 

1. 3.  Les usines de fabrication des carrés de moquette fournis pour répondre aux besoins de CBC/Radio-Canada doivent avoir obtenu la norme ISO 14001 pour son système de gestion environnementale.
      Le promoteur doit fournir des produits conformes aux normes CRI Green Label Plus.

 

1. 4. Le fabricant doit offrir des garanties contre les défauts de fabrication et l’usure prématurée d’une durée minimale de 15 ans.

 

1. 5.  Doit avoir une adresse professionnelle et une représentation à temps plein au Canada.

3. INSTRUCTIONS POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DOC

Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DOC par Merx (www.merx.com/cbc/radio-canada) le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs : http://bit.ly/2NW0a93. 

Afin d’obtenir les documents de la DOC, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification et l’entente de confidentialité et de non-divulgation remplis et signés par un représentant dûment autorisé, qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites au paragraphe 2 ci-dessus. 

Le ou les documents à remplir et à signer doivent être envoyés au plus tard le 4 juillet 2019, avant 16 h, heure de l’Est au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DOC (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception des documents demandés et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DOC sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 5 juillet 2019.
                         
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4.  COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA

À ce stade de la DOC, le soumissionnaire doit communiquer avec CBC/Radio-Canada par courriel seulement. Les messages seront adressés au représentant de CBC/Radio-Canada, aux coordonnées précisées ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DOC doivent comporter le numéro de référence de la DOC (DOC no RE20190630) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Vakul Arora
Chef, Approvisionnement stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : vakul.arora@cbc.ca

Les soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements, ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés dans la présente DOC.  Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie de la présente DOC, les soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par écrit et au moyen de Merx, conformément à la Partie I, INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DOC.

5.  RÉCEPTION DES PROPOSITIONS

Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site web MERX (www.merx.com) au plus tard le 26 juillet 2019 à 20 h, heure de l’Est.

Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.

Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DOC ne seront pas acceptées.

À noter :

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.