Basic Information

Reference Number

0000071630

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

RFP # FIN20171117

TitleA - Latest Amendment

Insurance Brokerage and Risk Management Services

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C71819

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Description

French to follow

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is inviting Offers from the industry in reply to its RFP for Insurance Brokerage and Risk Management Services – RFP# FIN20171117(“RFP”)..

CBC/Radio-Canada currently has a Risk Management Service Contract that will expire on March 31, 2018.

A new service contract is required effective April 1, 2018 for a period of four (4) years, with two (2) irrevocable options for CBC/Radio-Canada to extend for two (2) year periods by sending a written notice prior to the end of each term.

1.SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP is as follows:

CBC/Radio-Canada is seeking proposals to provide Risk Management consulting and Property and Casualty Insurance Brokerage Services. The Proponent will establish a bilingual risk management account team to facilitate interaction with CBC/Radio-Canada risk management department. The services will include, but not be limited to:
• Risk Assessment
• Risk Control and Site Visits
• Risk Financing
• Claims Advocacy and Support

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:

Insurance Carriers

The Proponent must be able to conduct business with all the following Insurers: FM Global, Catlin, CAIG, Chubb, Axis, AIG and Liberty.

2. Geographic coverage

Canada - CBC/Radio-Canada conducts its business in cities across Canada in addition to a vast number of transmission sites in remote locations. The Proponent must have the ability to meet all Provincial and Territorial industry licensing regulations.

The Proponent must demonstrate their compliance by providing evidence that they are licensed in all provinces and territories.
The Proponent is also to provide a list of all major branch offices across Canada.

International - CBC/Radio-Canada covers news and special events in the U.S. and many countries outside of North America. Therefore, CBC/Radio-Canada may have insurance needs in countries outside of Canada that will require the Proponent’s assistance in arranging coverage.

The Proponent is to provide evidence that it or its affiliates have offices in United States of America, England and France.

3. Insurance

The Broker must demonstrate that their brokerage firm maintains Errors and Omissions insurance coverage to a limit not less than $10,000,000.Such insurance shall provide coverage for all errors and omissions made by the Broker, its partners, officers, directors and employees and shall be kept in force for the term of the agreement and for three (3) years following the date of total completion for the contract.

Provide a certificate of insurance demonstrating your compliance.

3. TO REQUEST THE RFP
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), along with the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the documents.
Please note that in order to maintain total integrity and fairness CBC/Radio-Canada will not entertain changes to the NDA which, at this point, is for the purpose of this RFP.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.

The documents to be completed and signed (NDA & Qualification Request Form) must be submitted no later than Friday December 1, 3:00 PM Eastern Standard Time, to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).

Following receipt of the required documents (NDA, Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4. CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # FIN20171117) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Richard Wiebe
Senior Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada

E-mail: sms.rfp@cbc.ca

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals in response to this RFP are due no later than Monday December 18, 2017, 2:00 PM Eastern Standard time.

********************************************

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

À cet effet, CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa Demande de propositions (« DP») pour des Services de courtage en assurances et de consultation en gestion des risques – DP# FIN20171117.

CBC/Radio-Canada a actuellement un contrat de services en gestion des risques qui viendra à expiration le 31 mars 2018.

La durée du nouveau contrat de service qui doit entrer en vigueur le 1er avril 2018 sera de quatre (4) ans, avec deux (2) options irrévocables en faveur de CBC/Radio-Canada pour prolonger le contrat de deux (2) ans sur envoi d’un avis écrit avant la fin de chacun des termes.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :

Services de courtage en assurances et de consultation en gestion des risques CBC/Radio-Canada souhaite obtenir des propositions de services de consultation en gestion des risques et de services de courtage en assurances biens etresponsabilité civile. Le soumissionnaire mettra sur pied une équipe bilingue chargée de comptes spécialisée en gestion des risques qui facilitera l’interaction avec
le Service de gestion des risques de CBC/Radio-Canada. Les services doivent inclure, sans s’y limiter :

Évaluation des risques
Contrôle des risques et visites des sites
Financement des risques
Soutien pour les réclamations

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

Assureurs

Le soumissionnaire doit pouvoir exercer ses activités avec tous les assureurs suivants FM Global, Catlin, CAIG, Chubb, Axis, AIG et Liberty.

2.Couverture géographique

Canada - CBC/Radio-Canada exerce ses activités dans les zones urbaines partout au Canada ainsi que dans un grand nombre de sites d’émetteurs situés enrégions éloignées/isolées. Le soumissionnaire doit pouvoir se conformer aux règlements en matière d’accréditation en vigueur dans toutes les provinces et danstous les territoires.

Le soumissionnaire doit donner la preuve qu’il est accrédité dans toutes les provinces et territoires.
Le soumissionnaire est également tenu de fournir la liste de toutes ses grandes succursales au Canada.

International - CBC/Radio-Canada couvre l’information et les événements spéciaux aux États-Unis ainsi que dans de nombreux pays en dehors de l’Amérique duNord. Le soumissionnaire doit donc être en mesure d’aider CBC/Radio-Canada à contracter une assurance chaque fois qu’elle en a besoin à l’extérieur du Canada.

Le soumissionnaire doit prouver que sa société ou ses sociétés affiliées ont des bureaux aux États-Unis, en Angleterre et en France.

3. Insurance

Le soumissionnaire doit donner la preuve que sa société de courtage est assurée contre les erreurs et omissions pour un montant minimum de 10 000 000 $. Cette assurance doit couvrir toutes les erreurs et omissions du courtier, ainsi que de tous ses associés, administrateurs, dirigeants et employés, et cette assurance doit rester en vigueur pendant toute la durée du contrat et jusqu’à four (4) ans après la date de son expiration.

Fournir un certificat d’assurance prouvant la conformité à cette clause.

Provide a certificate of insurance demonstrating your compliance.

3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir l’entente de confidentialité et de non-divulgation avec le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents.
Notez que, pour assurer une intégrité et une équité totales, CBC/Radio-Canada n’acceptera pas que des modifications soient apportées à l’entente de confidentialité et de non-divulgation qui, dans le présent contexte, vise spécifiquement la DP.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés au plus tard vendredi decembre 1, 2017 à 15 h, heure normale de l’Est, au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception des documents requis (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no FIN20171117) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Richard Wiebe
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada

Courriel : sms.rfp@cbc.ca

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
La date limite pour soumettre une proposition en réponse à la présente DP est le lundi decembre 18, 2017 14 h, heure normale de l’Est.

Dates

Publication

2017/11/17 01:50:22 PM EST

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance Deadline

2017/12/06 05:00:00 PM EST

Questions are submitted online

Closing Date

2017/12/18 02:00:00 PM EST

Contact Information

Richard Wiebe

416-205-3005

richard.wiebe@cbc.ca

Required Acknowledgement

Qualification Requirements

**la version française suit**

Qualification Requirements

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), along with the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (NDA & Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFP:

Richard Wiebe
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: sms.rfp @cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within forty-eight (48) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (NDA, Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

******
Critères de qualification

Afin d’obtenir les documents de la DP, les soumissionnaires doivent fournir une entente de confidentialité et de non-divulgation, ainsi qu’un formulaire de demande de qualification. Ces documents doivent porter la signature d’un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ». Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP :

Richard Wiebe
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : sms.rfp @cbc.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les dans les quarante-huit (48) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Identity & Proposal

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Technical Response document only - ** No Pricing Documents **

The six (6) documents listed below need to be uploaded at a minimum. Additional files can be added as desired.

Add your company name to the front of the file name when saving your file and uploading it.
(Example: Proponent Name_AppA4_Company Info)

1. AppA1_SOW Response
2. AppA3_Financial Stability
3. AppA4_Company Info
4. AppA5_References
5. AppC_Submission Form
6. AppD_GSA Compliance

Envelope 2 - Pricing

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Pricing documents only

The document listed below needs to be uploaded at a minimum. Additional files can be added as desired.

Add your company name to the front of the file name when saving your file and uploading it.
(Example: Proponent Name_AppA2_Cost Grid)

1. AppA2_Cost Grid

© MERX - All rights reserved. No part of the information on this Web Site may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise without the prior permission of MERX and the Minister of the participating government department (if applicable). MERX, the Minister nor the Contracting Authority will assume responsibility or liability for the accuracy of the information contained in the publication.