Basic Information

Reference Number

0000204262

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

RFP T&I20210122

Title

Cloud Office

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C71819

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Description

**la version française suit**

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposal (“RFP) for its Cloud Office.

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The key objective in issuing this Request for Proposals (“RFP”) is to identify CBC’s supplier(s) of an “online collaboration and productivity suite”, also known as a ‘cloud office’ solution.

CBC wishes to select an enterprise scale Main cloud office solution (see figure 1) that is accessible via the Internet and that also enables mobility.

Furthermore, CBC is also interested in proposals for various portions of ‘cloud office’ solutions (See secondary cloud office in figure 1).

As such, this RFP can be responded to based on the following Options:

1. Entire Main cloud office collaboration suite
2. Selective “one of” product solutions
(see Secondary cloud office in figure 1 in RFP_T&I20210122_QRF_&_NDA_Form)

CBC/Radio-Canada reserves the right, at its discretion, to conclude distinct agreements for each option of this RFP, should the same proponent or different proponents be chosen for each option.

CBC/Radio-Canada is expecting to receive Proposals from owners of the proposed solutions as opposed to receiving proposals from resellers of such solutions. CBC/Radio-Canada is also expecting that contracts for the provision of the contemplated email solution and related services will be entered into directly with the vendor owning the solution. The owner of the solution may decide to use the services of a subcontractor for the implementation of the solution with CBC/Radio-Canada; in this case, the Proponent must include the information related to this subcontractor in its Proposal. At no time will a contract be concluded between CBC/Radio-Canada and the subcontractor responsible for implementing the solution.

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:

Supplier must attest that it’s offer will be a SaaS, public cloud service.
Supplier must attest that it owns its solution to be proposed and is not acting as a reseller of such solution.
Supplier qualifying for the Entire Main cloud office collaboration suite must attest that it is currently providing web-based SaaS services to at least 3 major clients that have 5,000 or more employees.

3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. Here is the link to the Merx Quick Get Started Steps
for new users (http://bit.ly/2NW0a93).

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.

Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download no later than, Friday July 30, 2021.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # T&I20210122) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Richard Wiebe
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC304RFP@CBC.ca

Note:

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.

*****************************

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (DP) pour une solution de bureau infonuagique.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :

L’objectif clé de cette demande de propositions (DP) est d’identifier un ou des fournisseurs qui fourniront à CBC une « suite de collaboration et de productivité en ligne », aussi appelée solution de « bureau infonuagique ».

CBC/Radio-Canada souhaite sélectionner une « suite de collaboration et de productivité en ligne » aussi appelée solution de bureau infonuagique à l’échelle de l’entreprise qui soit accessible par Internet et qui prenne également en charge les services mobiles.

De plus, CBC est aussi intéressée à recevoir des propositions pour diverses parties de la solution de « bureau infonuagique », comme :

1.         Suite de collaboration principale complète du bureau infonuagique
2.         Certaines solutions de produit
(voir bureau infonuagique secondaire au tableau 1 dans RFP_T&I20210122_QRF_&_NDA_Form)

CBC/Radio-Canada se réserve le droit, à son entière discrétion, de conclure des ententes distinctes pour chaque option de cette DP, advenant le cas où le même soumissionnaire ou différents soumissionnaires soit choisi pour chaque option.

CBC/Radio-Canada s’attend à recevoir des propositions de propriétaires des solutions proposées, et non les propositions de revendeur de ce type de solutions. CBC/Radio-Canada s’attend également à ce que les contrats pour la fourniture de la solution envisagée et des services connexes soient conclus directement avec le fournisseur propriétaire de la solution. Le propriétaire de la solution peut décider d’utiliser les services d’un sous-traitant pour la mise en œuvre de la solution avec CBC/Radio-Canada; dans un tel cas, le soumissionnaire doit inclure dans sa proposition l’information concernant ce sous-traitant. En aucun temps, un contrat sera conclu entre CBC/Radio-Canada et le sous-traitant responsable de la mise en œuvre de la solution.

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

Le fournisseur doit attester que son offre sera un service infonuagique public SaaS.
Le fournisseur doit attester qu’il est propriétaire de la solution proposée et qu’il n’agit pas à titre de revendeur de ladite solution.
Le fournisseur qui se qualifie pour la suite de collaboration principale complète du bureau infonuagique doit attester qu’il offre actuellement des services fondés sur le web (SaaS) à au moins trois clients importants utilisant chacun 5 000 employés ou plus.

3. DEMANDE DES DPUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les DPuments de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs (http://bit.ly/2uYgwXs).

Afin d’obtenir les DPuments de la DP, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification et signée par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les DPuments.

Les DPuments à remplir et à signer doivent être envoyés au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception de(s) DPument(s) requis et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les DPuments de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tard le 30 juillet 2021.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces DPuments.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (RFP T&I20210122) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Richard Wiebe
Premier Chef Approvisionnement
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC304RFP@CBC.ca

Remarque:

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2021/07/12 08:42:22 PM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance DeadlineA - Previous Amendment

2021/08/19 05:00:00 PM EDT

Questions are submitted online

Closing DateA - Previous Amendment

2021/09/16 08:00:00 PM EDT

Contact Information

Richard Wiebe

416-205-3005

CBC304RFP@CBC.ca

Required Acknowledgement

Pre-Acknowledgement

**la version française suit**

INSTRUCTIONS :

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFSO:

Richard Wiebe
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC304RFP@CBC.ca
If you have not received acknowledgment of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFX documents are ready for download.

******
INSTRUCTIONS :
Afin d’obtenir des documents de la DP, les soumissionnaires doivent soumettre le formulaire de demande de qualification signé par un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DOC :

Richard Wiebe
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC304RFP@CBC.ca
Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les vingt-quatre (24), il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DOC sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Identity & Proposal

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Technical Response document only - ** No Pricing Documents **

The Non-Financial documents listed in section C.A.7,18 Documents Required for Submission need to be uploaded at a minimum. Additional files can be added as desired.

Add your company name to the front of the file name when saving your file and uploading it.

Envelope 2 - Pricing

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Pricing and Financial documents only

The Financial documents listed in section C.A.7, 18 Documents Required for Submission need to be uploaded at a minimum. Additional files can be added as desired.

Add your company name to the front of the file name when saving your file and uploading it

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