**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Supply Arrangements (“RFSA) for Closed Captioning Services.
An Agreement resulting from this RFSA shall be for two (2) years with one (1) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFSA are:
CBC/Radio-Canada has on-demand requirements for Closed Captioning Services nationwide and wishes to put in place Master Services Agreements with Industry to provide for a variety of services and related deliverables, as and when requested.
Supply Arrangements (SA’s) are written agreements entered into between CBC/Radio-Canada and suppliers, whose intent is to establish a framework with Qualified Suppliers to permit the expeditious processing of legally binding contracts for specific services through a Statement of Work (SOW). SA’s establish a set of procurement procedures and include a minimum set of contract terms and conditions applicable to any resulting contract(s) formed by an executed SOW.
The objective of this Request for Supply Arrangements is to identify the preferred supplier(s) to CBC/Radio-Canada for closed captioning services for live and pre-taped programming.
Coverage must be available across Canada and on a regional basis.
Categories of services covered by this RFSA are as follows:
Live Broadcast Captioning and Post Production Captioning and Transcription Services.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFSA is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFSA documents:
2.1 The Proponent must demonstrate that they have been providing Closed Captioning Services to the North American Market (recognized Broadcasters).
2.2 The Proponent must have a legal place of business in North America.
2.3 The Proponent must self-declare that they are familiar with and adhere to the CRTC standards of Closed Captioning best practices.
3. TO REQUEST THE RFSA:
As CBC/Radio-Canada uses Merx (www.merx4.merx.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFSA documents through Merx. Here is the link to the Merx Quick Get Started Steps for new users (http://bit.ly/2NW0a93).
To obtain the RFSA Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.
The document to be completed and signed (Qualification Request Form) must be submitted no later than July 2, 2020, to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFSA (see item 4 below for co-ordinates).
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above document is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
Following receipt of the required document (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submission, you will receive an e-mail from Merx that the RFSA documents are ready for download, no earlier than June 22, 2020.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
Please note: All and any notices from Merx will be sent to the person registered with Merx on the Proponent’s behalf.
4. CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFSA must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFSA, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFSA must state the RFSA reference number (RFSA # MP20200618) in the “Subject” of the e-mail.
CBC/Radio-Canada Representative:
Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC303RFP@cbc.ca
Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, questions must be submitted in writing by Merx as defined in PART I: INTRODUCTION, Table 1: critical dates of the RFP process.
5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) no later than July 8, 2020 @ 8:00:00 PM, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC / Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC / Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
Note:
This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa Demande d’Arrangements en matière d’Approvisionnement (« DAA ») relative à des services de sous-titrage.
L’entente conclue à la suite de cette DAA sera d’une durée de deux (2) ans avec un (1) option irrévocables de prolongation de un (1) an.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Cette DAA vise les objectifs clés suivants :
CBC/Radio-Canada a besoin de services de sous-titrage pour ses installations à travers le pays, et elle souhaite établir des contrats-cadres de service avec des entreprises de l’industrie pour fournir divers services et prestations connexes, au moment demandé et tel que demandé.
Les arrangements en matière d’approvisionnement sont des ententes écrites entre CBC/Radio-Canada et des fournisseurs, dont le but est d’établir un cadre de procédures avec des fournisseurs qualifiés afin de permettre l’émission rapide d’engagements contractuels pour des mandats spécifiques par l’entremise d’un cahier des charges. Un arrangement en matière d’approvisionnement établit un ensemble de procédures d’approvisionnement et inclut un minimum de modalités contractuelles applicables à tout contrat formé par la signature d’un cahier des charges.
L’objectif de la présente demande d’arrangements en matière d’approvisionnement (« DAA ») consiste à sélectionner le ou les futur(s) fournisseur(s) de services de sous-titrage d’émissions en direct ou préenregistrées de CBC/Radio-Canada.
La couverture doit être offerte partout au Canada et sur une base régionale.
La présente DAA couvre les services suivants :
Services de sous-titrage en direct et en postproduction, et services de transcription
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER
La présente DAA est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DAA :
2.1 Le soumissionnaire doit démontrer qu’il fournit des services de sous-titrage dans le marché nord-américain (à des radiodiffuseurs reconnus).
2.2 Le soumissionnaire doit avoir un lieu d’affaires légal en Amérique du Nord.
2.3 Le soumissionnaire doit déclarer qu’il connaît et respecte les normes du CRTC en matière de pratiques de sous-titrage.
3. INSTRUCTIONS POUR OBTENIR UN EXEMPLAIRE DE LA DAA
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DAA par Merx (www.merx4.merx.com/cbc), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs (http://bit.ly/2NW0a93).
Afin d’obtenir les documents de la DAA, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé, qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites au paragraphe 2 ci-dessus.
Les documents à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés au plus tard le 2 juillet 2020, au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DAA (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant la documentation mentionnée ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Après réception des documents demandés (formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DAA sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 22 juin 2020.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
Remarque : Tous les avis de Merx seront envoyés à la personne enregistrée auprès de Merx au nom du soumissionnaire.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DAA, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DAA, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DAA doivent comporter le numéro de référence de la DAA (DAA no MD20200616) dans la ligne de mention « Objet ».
Représentant de CBC/Radio-Canada :
Janice Prymak
Première chef, Gestion stratégique de l’approvisionnement
Finances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada
Courriel: CBC303RFP@CBC.ca
Les soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés. Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie de la présente DP, les soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de Merx au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site web MERX (www.merx.com) au plus tard le 8 juillet 2020 à 20 h, heure de l’Est.
Le Soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa Proposition par CBC/Radio-Canada. Le Soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/ Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Note:
Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
