**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for a Web Portal to review and share documents with Board members.
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP is as follows:
CBC/Radio-Canada is seeking proposals to establish a Products/Services Agreement with the successful proponent for the provisioning of a Web Portal to review and share documents with Board members. This Web portal will enable secure efficient conduct of the Board of Directors meetings starting in March 2021.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFX is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:
2.1. Proponent must be prepared to provide to CBC / Radio-Canada a functional demonstration system for evaluation purposes following the RFP submission closing date. CBC/Radio-Canada will contact Proponents, after the completion of the preliminary technical scoring grid, if they have been selected to provide a demonstration system. Specific dates will be included in the RFP package.
2.2. CBC/Radio-Canada will consider only Proposals from Proponents with established business in the field of Board Web Portals with demonstrated sales to the market.
2.3. CBC/Radio-Canada will consider only Proposals from Proponents who can provide a fully bilingual (English / French) solution.
3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. Here is the link to the Merx Quick Get Started Steps
for new users (http://bit.ly/2NW0a93).
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.
The proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid.
The document(s) to be completed and signed must be submitted via email to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).
Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download, no earlier than September 22, 2020.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # CORP20200910) in the “Subject” of the e-mail.
CBC/Radio-Canada Representative:
James Coulman
Senior Manager, Strategic Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC302RFP@cbc.ca
And
cc: James.Coulman@cbc.ca
Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, questions must be submitted in writing by Merx as defined in PART I: INTRODUCTION , Table 1: critical dates of the RFP process.
5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) no later than October 9, 2020 at 8:00:00 pm, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
Note:
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada sollicite des propositions de l’industrie en réponse à sa demande de propositions (« DP ») pour un portail web permettant de consulter et de partager des documents avec les membres du conseil d’administration.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
CBC/Radio-Canada sollicite des propositions pour conclure une entente de produits et services avec le soumissionnaire choisi pour la fourniture d’un portail web permettant de consulter et de partager des documents avec les membres du conseil d’administration. Ce nouveau portail web, qui entrera en fonction en mars 2021, fera en sorte que les réunions du conseil se déroulent de manière sure et efficace.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :
2.1. Le soumissionnaire doit être prêt à fournir à CBC/Radio-Canada un système de démonstration fonctionnel à des fins d’évaluation après la date de clôture des propositions. CBC/Radio-Canada communiquera avec les soumissionnaires, une fois le tableau de notation technique préliminaire rempli, s’ils ont été sélectionnés pour faire une démonstration de leur système. Les dates seront précisées dans la documentation de la DP.
2.2. CBC/Radio-Canada n’étudiera que les propositions des soumissionnaires reconnus dans le domaine des portails web pour les conseils d’administration, ayant déjà conclu des ventes sur le marché.
2.3. CBC/Radio-Canada n’étudiera que les propositions des soumissionnaires en mesure d’offrir une solution entièrement bilingue (français/anglais).
3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs
(http://bit.ly/2NW0a93).
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences décrites dans la section 2 ci-dessus.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Le ou les documents à remplir et à signer doivent être envoyés par courriel au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (coordonnées indiquées à la section 4 ci-dessous).
Après réception des documents demandés et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 22 septembre 2020.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no CORP20200910) dans la ligne de mention « Objet ».
Représentant de CBC/Radio-Canada :
James Coulman
Première chef, Gestion stratégique de l’approvisionnement
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC302RFP@cbc.ca
Et
c. c. : James.Coulman@cbc.ca
Les soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés. Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie de la présente DP, les soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de Merx au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP.
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site Internet de Merx (www.MERX.com) au plus tard le 9 octobre 2020 à 20 h, heure de l’Est.
Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Note:
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des soumissionnaires pour tout contrat d’approvisionnement.
