**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for Audio Video Editing System Replacement
An Agreement resulting from this RFP may potentially be for six (6) years with three (3) irrevocable option(s) to extend for two (2) year period(s).
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP are as follows:
CBC/Radio-Canada is seeking proposals for the provisioning of a new Audio / Video Editing System to replace the current Systems. The Audio / Video Editing System replacement project is a major initiative that will affect more than 6,000 users, spread across all of our production centers Canada wide and International Bureaus for a total of 48 production sites / cities.
CBC/Radio-Canada is seeking options for the supply of new Audio / Video Editing System solutions, including options:
- for purchase (example perpetual licenses and hardware as applicable etc.),
- or as acquired services, as applicable,
- plus all corresponding professional services for installation, commissioning and training, plus as applicable ongoing technical support and customer service.
2. MANDATORY REQUIREMENTS:
This RFP is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements.
2.1 By September 2023, before pilot site RFO, the software packages shall have bilingual User interfaces (end to end including all menus, navigation, label of the attributes, metadata fields, etc., excluding administrative tools) supporting both French and English full character compatibility with French (Canadian multilingual standard keyboard) and English. Each user interface shall be configurable for each user on-demand or based on their user profile on login.
2.2 The system supports extended character sets for both French and English when entering or searching data in its interface and in the metadata fields. (full French and English unicode character sets), including variations of accents and caps (e.g. celine Vs. Céline).
2.3 System allows administrators to create and modify metadata fields and labels.
2.4 Metadata field and labels can be customized by media type (e.g. music vs interview, raw footage vs fully stock footage).
2.5 System allows customizable searches by metadata, including multiple fields and operators (e.g. boolean)
2.6 The proponent shall provide an open and well-documented application programming interface (open API) to connect with CBC applications and other vendor applications that CBC uses.
2.7 At a minimum, ingest must support current production HD file formats : XDCAM50, XAVC, PRORES, DNXHD.
2.8 Ingest process does not lose transfer progress during momentary network or internet interruption (e.g. below one minute)
2.9 Solution allows users to ingest uncompressed audio with the following parameters: 44.1khz and 48khz, 16 and 24 bits)
2.10 The proponent's product must be able to operate with a Endpoint Protection System on all endpoints. CBC/Radio-Canada currently operates with the Crowdstrike solution and Proponent must either indicate that their offerings are currently compatible with this solution or will be compatible by the Proof of Concept date of February 1, 2023
2.11 System allows editing and playback while Recording/Capture (live edit/playback of growing files) is still in progress. Growing file is available to multiple users concurrently for editorial and delivery.
2.12 Craft Editors are Commercial-Off-The-Shelf (COTS) software from major industry providers, with plug-ins within the editor to interface with your solution's Production Asset Management (PAM) system.
2.13 Basic editor must be Web-Based and perform, at a minimum, the following operations:
-Play, Pause, Stop, frame advance/reverse in variable speed, high speed scrub,
-Cue to timecode,
-Play in a Loop
-Isolate audio tracks for playback
-Match frame (match source time code)
-Sub-clip assets (e.g. create a sub-selection of material as a new metadata object)
-Add metadata to the assets or the timeline itself (file specific, time code specific and range specific)
-Create projects and timelines within those projects
-Send completed timelines to next steps in the workflow (e.g. approval, render, push render to a playback/distribution system)
2.14 Proponent shall test its upgrades, patches, etc, for supported operating systems of the supplied products and services to ensure compatibility and the proper functioning prior to delivery to CBC. The Proponent shall also test the latest OS patches for all supported OS versions. They must also support current OS version until the end of life of the OS version.
2.15 The provider support team must be reachable at anytime (24/7/365 support).
2.16 Proponent's solution shall support SSO (Single Sign On) SAML or OpenID Connect (OIDC).
3. TO OBTAIN THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses MERX (https://www.MERX4.MERX.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through MERX. If new to MERX then please visit www.merx.com and check out the “Offering” & “Pricing” header tabs to learn more.
- Determine your eligibility to participate based on the description/objective statement for the RFP.
- To obtain the documents you must be registered with MERX. If you are not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide link above and/or call 1-800-964-6379.
- Download the mandatory requirements qualification form.(this will also register you for the RFP)
- Complete the form by responding and providing evidence to support the claim, in other words, “yes” is not sufficient evidence to qualify
- Email the completed form to the contact indicated in section 5 of this document
Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from MERX that the RFP documents are ready for download, no earlier than July 18, 2022.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
- Any contact with CBC/Radio-Canada prior to obtaining the RFP documentation must be undertaken by e-mail only, addressed to the CBC/Radio-Canada Representative, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # TI20220601-1) in the “Subject” of the e-mail.
James Coulman
Senior Manager
Supply Chain Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC302RFP@cbc.ca
- Once the tender documents have been obtained, Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, must submit their questions through MERX no later than the date specified in PART I: INTRODUCTION, Table 1: Critical Dates in the RFP Process of the main document.
CBC/Radio-Canada reserves the right, at its discretion, to answer only those questions submitted through MERX.
5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website (www.MERX.com) no later than Wednesday October 12, 2022 at 8:00:00 pm, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada sollicite des propositions de l’industrie en réponse à sa demande de propositions (« DP ») pour le remplacement de son système de montage audio et vidéo.
L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de six (6) ans, avec trois (3) options irrévocables de prolongation de deux (2) ans.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
CBC/Radio-Canada sollicite des propositions pour l’acquisition d’un nouveau système de montage audio et vidéo, qui remplacera son système actuel. Ce projet de grande envergure touchera plus de 6 000 utilisateurs dans tous les centres de production de la Société au Canada et dans ses bureaux à l’étranger, soit, en tout, 48 centres et bureaux.
Pour son nouveau système de montage audio et vidéo, CBC/Radio-Canada envisage différentes options, soit :
– des solutions d’achat (p. ex., des licences perpétuelles et du matériel, au besoin),
– ou des services acquis, s’il y a lieu,
– ainsi que tous les services professionnels correspondants pour l’installation, la mise en service et la formation, en plus du soutien technique et du service à la clientèle accessibles en tout temps.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après.
2.1 Avant la date de mise en opération dans l’établissement d’essai pilote, en septembre 2023, les suites logicielles présenteront des interfaces bilingues français-anglais de bout en bout (menus, navigation, étiquettes d’attributs, champs de métadonnées, etc.), à l’exception des outils administratifs. Elles seront compatibles avec les caractères français (clavier multilingue canadien) et anglais. Chaque interface utilisateur sera configurable sur demande ou en fonction du profil d’utilisateur.
2.2 Le système prendra en charge les caractères étendus Unicode en français et en anglais pour l’entrée et la recherche de données dans l’interface et dans les champs de métadonnées, y compris les accents et les majuscules/minuscules (p. ex., celine ou Céline).
2.3 Les administrateurs du système pourront créer et modifier les champs et les étiquettes de métadonnées.
2.4 Les champs et étiquettes de métadonnées seront personnalisables par type de média (p. ex., musique ou entrevue, enregistrements non traités ou plans d’archives).
2.5 Le système prendra en charge la recherche par métadonnées personnalisables, multi champs et au moyen d’opérateurs (p. ex., les opérateurs booléens).
2.6 Le soumissionnaire retenu fournira une interface de programmation d’applications ouverte (API ouverte) et bien documentée qui peut se connecter aux applications de CBC/Radio-Canada et de ses fournisseurs.
2.7 La fonction d’ingestion prendra en charge, au minimum, les formats de fichiers actuellement utilisés en production : XDCAM50, XAVC, PRORES et DNXHD.
2.8 Le transfert de données du processus d’ingestion se poursuivra malgré une interruption temporaire (p. ex., moins d’une minute) de la connexion réseau ou Internet.
2.9 L’ingestion de fichiers audio non compressés sera possible selon les paramètres suivants : 44,1 kHz et 48 kHz, 16 et 24 bits.
2.10 Le système devra fonctionner avec la solution Endpoint Protection System sur tous les terminaux. CBC/Radio-Canada utilise présentement la solution de protection des terminaux CrowdStrike et le soumissionnaire doit soit indiquer que leur système est compatible avec cette solution, ou qu’il sera compatible lors de la preuve de concept au 1er février 2023.
2.11 Le système prendra en charge le montage et la lecture en cours d’enregistrement (montage et lecture en direct de fichiers extensibles). Les fichiers extensibles seront accessibles simultanément à plusieurs utilisateurs pour leur montage et leur diffusion.
2.12 Les logiciels de montage seront des produits commerciaux de grands fournisseurs reconnus, avec des modules d’extension intégrés connectables au système de gestion des actifs de production de la solution.
2.13 Le logiciel de montage de base doit être basé sur une Application Web et exécutera, au minimum, les fonctions suivantes :
– Lecture, pause, arrêt, avance ou recul d’un cadre à la fois à différentes vitesses, épuration à haute vitesse,
– Création de repères avec le code temporel,
– Lecture en boucle,
– Isolement de pistes audio pour la lecture,
– Correspondance d’image (correspondance du code temporel de la source),
– Sous-clip (p. ex., création d’une sous-sélection de matériel en tant que nouvel objet de métadonnées),
– Ajout de métadonnées aux actifs ou à la ligne du temps elle-même (fichier, code temporel, plage),
– Création de projets et de lignes du temps à l’intérieur des projets,
– Envoi de lignes du temps terminées à l’étape suivante du flux de travail (p. ex., approbation, rendu, poussée du rendu à un système de lecture ou de distribution)
2.14 Le soumissionnaire retenu testera ses mises à niveau, correctifs, etc., afin de vérifier leur compatibilité et leur bon fonctionnement avec les systèmes d’exploitation pris en charge par les produits et services fournis, avant leur livraison à CBC/Radio-Canada. Il testera également les derniers correctifs pour toutes les versions des systèmes d’exploitation, qui doivent être prises en charge jusqu’à la fin de leur cycle de vie.
2.15 Le service de soutien du soumissionnaire retenu sera joignable en tout temps (jour et nuit, tous les jours de l’année).
2.16 La solution du soumissionnaire doit prendre en charge l’authentification unique SAML ou OpenID Connect (OIDC).
3. POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc?language=FR), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Si vous êtes nouveau sur MERX, veuillez visiter https://www.merx.com/?language=FR et consulter les onglets d’en-tête « Offre » et « Tarification » pour en savoir plus.
- Déterminez votre admissibilité à la présente DP en fonction de la description/l’énoncé des objectifs.
- Pour obtenir les documents, vous devez être inscrit auprès de MERX. Si vous ne l’êtes pas déjà, veuillez suivre le lien du Guide du fournisseur MERX ci-dessus ou composer le 1 800 964-6379.
- Téléchargez le formulaire de qualification des exigences obligatoires (cela servira aussi à vous inscrire dans le cadre de la présente DP).
- Remplissez le formulaire en répondant aux questions et en fournissant des preuves à l’appui. En d’autres termes, « oui » n’est pas une preuve suffisante pour être admissible.
- Envoyez le formulaire dûment rempli, par courriel, à la personne-ressource indiquée à la section 5 de cet avis.
Après réception du ou des documents requis et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 18 juillet 2022.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
- Avant d’obtenir les documents de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement, et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no TI20220601-1) dans la ligne de mention « Objet ».
James Coulman
Premier chef
Gestion des approvisionnements
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC302RFP@cbc.ca
- Une fois les documents obtenus, les soumissionnaires qui ont besoin de clarifications ou de renseignements, ou qui remarquent certaines omissions ou ambiguïtés sur le sens de toute partie de la présente DP, doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de MERX au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit, à sa discrétion, de ne répondre qu’aux questions soumises par l’intermédiaire de MERX.
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les propositions doivent être reçues par CBC/Radio-Canada, par voie électronique dans le site web de Merx (www.merx.com), au plus tard le mercredi le 12 octobre 2022 à 20h (heure de l’Est).
Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
