**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for Spend Analysis.
An Agreement resulting from this RFP may potentially be for three (s) years with one (2) irrevocable option(s) to extend for one (2) year period(s).
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP is as follows:
CBC/Radio-Canada is seeking proposals to establish an Agreement with the successful proponent to create an efficient and timely process to ingest, organize, schedule and search commercial instructions from our Clients (Agencies), with the use of Marketing and Sales e-Traffic Tool with automated connectors.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:
2.1 Ability to ingest Agencies instructions for the purpose of scheduling and assign details to our Broadcast Management System (BMS) in an automated capacity.
2.2 Ability to schedule auto Assignment in e-Traffic Tool; running multiple times a day, from a list of spots generated in BMS and send traffic/scheduling instructions back to BMS.
2.3 Ability to create on-demand manual assignments job the day before broadcast; generating an Exception Summary for spots not assigned to be reviewed by traffic team member.
3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. Here is the link to the Merx Quick Get Started Steps
for new users (http://bit.ly/2NW0a93).
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # REV20220926) in the “Subject” of the e-mail.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
CBC/Radio-Canada Representative:
Richard Wiebe
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
Email: CBC304RFP@CBC.ca
Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, questions must be submitted in writing by Merx as defined in PART I: INTRODUCTION , Table 1: critical dates of the RFP process.
5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) no later than October 12, 2022 at 8:00:00 pm, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
Note:
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à une Outil d’automatisation des instructions de diffusion commerciales.
L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de trois (3) ans avec deux (2) option irrévocable de prolongation de deux (2) an.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
CBC/Radio-Canada est à la recherche de propositions pour établir une entente avec le soumissionnaire retenu afin de créer un processus efficace et opportun pour ingérer, organiser, programmer et rechercher les instructions commerciales de nos clients (agences), avec l’ outil d’automatisation des instructions de diffusion commerciales
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :
2.1 Le système doit permettre d’ingérer les instructions des agences dans le but de planifier et d'attribuer les détails à notre système de gestion de la diffusion (BMS) de manière automatisée.
2.2 Avoir la capacité de programmer une affectation automatisée dans l'outil; s'exécutant plusieurs fois par jour, à partir d'une liste d’occasion publicitraire générée dans le BMS et renvoyant des instructions de diffusion/programmation à BMS.
2.3 Avoir la capacité de créer des travaux d'affectations manuelles à la demande jusqu’à la veille de la diffusion ; générer un résumé des exceptions pour les occasions non attribuées à examiner par un membre de l'équipe de diffusion commerciale.
3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (https://www.merx4.merx.com/cbc) le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs (http://bit.ly/2uYgwXs).
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no XXX20aammjj) dans la ligne de mention « Objet ».
Représentant de CBC/Radio-Canada :
Richard Wiebe
Premier Chef Approvisionnement
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC304RFP@CBC.ca
Les Soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés. Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie de la présente DP, les Soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de Merx au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les Soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur Proposition sur le site Internet MERX (www.MERX.com) au plus tard le 12 octobre 2022 à 20h00:00, heure de l’Est.
Le Soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa Proposition par CBC/Radio-Canada. Le Soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la Proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les Propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Remarque:
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
