La BIC met présentement en œuvre un programme de gouvernance des données pour répondre à ses exigences en matière de gestion de l’information, qui sont décrites dans sa Politique de gestion de l’information (la « Politique »), sa Procédure de gestion de l’information (la « Procédure ») et la directive sur la bibliothèque et les archives (la « Directive ») (collectivement, le « Projet »). Il s’agit de mettre en œuvre un modèle de classification et une stratégie de conservation en configurant les métadonnées et l’étiquetage dans le système de gestion électronique de l’information de la BIC. Les termes en majuscules aux présentes qui ne sont pas autrement définis, ont le sens qui leur est attribué dans la Politique, la Procédure et la Ligne directrice, selon le cas.
En tant que société d’État, la BIC est assujettie à la partie X de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui décrit le cadre de contrôle et de responsabilité de la BIC, notamment en ce qui concerne la mise en œuvre de moyens de contrôle de l’information et de méthodes de gestion qui offrent une assurance raisonnable :
- que ses actifs sont protégés et contrôlés;
- que ses opérations se font en conformité avec les lois et les exigences réglementaires;
- que la gestion de ses ressources financières, humaines et matérielles est menée de façon économique et efficiente et que ses opérations sont réalisées avec efficacité.
La BIC a également l’obligation de gérer, de classer, de conserver, de protéger et d’aliéner l’information conformément à de multiples lois et règlements, comme la Loi sur la Banque de l’infrastructure du Canada, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que les lignes directrices, les directives et les principes applicables du Conseil du Trésor du Canada.
Ces obligations sont décrites dans la Politique, la Procédure et la Ligne directrice, qui décrivent la structure de gouvernance et de responsabilisation de la BIC pour la gestion continue et efficace de l’information et des données sous le contrôle de la BIC afin de :
- S’assurer que l’information et les données sont gérées de façon efficace et efficiente comme un atout stratégique durant son cycle de vie pour soutenir le mandat et les activités de la BIC par les actions suivantes :
- favoriser une prise de décisions éclairée;
- encourager la responsabilité, la transparence et la collaboration;
- conserver les documents et garantir l’accès à ceux-ci.
- Des pratiques de gestion de l’information solides et efficaces garantissent que les renseignements et les données recueillis, créés et tenus à jour sont :
- authentiques, fiables, complets et accessibles;
- protégés et préservés, afin de répondre aux besoins opérationnels, d’assurer la responsabilisation actuelle et future et d’appuyer la prise de décisions efficaces;
- éliminés conformément à la législation.
En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives Canada (« BAC ») est chargé de préserver le patrimoine documentaire du Canada, de favoriser la collaboration entre les communautés participant à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir et agit comme agent de mémoire permanente du gouvernement du Canada et de ses institutions. BAC valide les dossiers de la BIC ayant un intérêt historique ou archivistique au moyen d’un processus de validation. La BIC a l’obligation de transférer les ressources documentaires à valeur opérationnelle durable à BAC aux fins de préservation une fois qu’elles n’ont plus de valeur opérationnelle et que leur période de conservation est expirée. Le bibliothécaire et archiviste du Canada a le pouvoir de délivrer des autorisations pour l’aliénation (ou des autorisations multi-institutionnelles pour l’aliénation) pour tous les documents sous le contrôle de l’institution fédérale. Les institutions fédérales ne peuvent éliminer de documents sans autorisation pour l’aliénation.
